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更新日:2017年9月8日

保存文書の誤廃棄について

港区は、平成29年8月28日、赤坂地区総合支所で平成29年5月に行った保存期間満了による請求書等の廃棄処理において、保存期間を満了していない請求書(平成26年1月から3月の戸籍証明書等請求書、身分証明書交付申請書)3,067件を誤って廃棄していたことが判明しました。

誤廃棄の原因は、担当者が暦年による保存と年度による保存を勘違いしたためです。

なお、誤廃棄した文書は溶解処理済みのため、個人情報等の流出はありません。

区は、二度とこのような誤りを起こさぬよう、申請書等の保管については厳正を期すことを徹底し、区民の皆さまの信頼回復に努めてまいります。

事故の経緯等

平成29年8月25日、芝地区総合支所区民課窓口において平成26年1月から現在までの戸籍証明書および戸籍の附票の発行申請に関わる自己情報の開示請求を受付けました。

自己情報の開示請求については、5支所全てにおいて、当該申請の有無を確認するため、芝地区総合支所区民課から赤坂地区総合支所区民課へ調査連絡が入りました。

赤坂地区総合支所区民課職員は、自支所で保管している戸籍証明書の請求書を調査しようとしたところ、請求書の保管箱が見当たりませんでした。

赤坂地区総合支所区民課職員が原因を調査したところ、戸籍証明書の請求書の保管期間は暦年(1月1日から12月31日)で3年間のところ、年度(4月1日から翌年3月31日)で保管していたため、平成26年1月から3月の戸籍証明書の請求書を平成25年度分として平成29年5月に廃棄処理してしまいました。

今回の誤廃棄にともない、平成26年1月から3月の期間における当該申請書に対する自己情報の開示請求には対応することができないこととなりました。

誤廃棄した文書等

合計3,067件

  誤廃棄した文書 件数
平成26年1月申請 戸籍証明書等請求書 948
身分証明書交付申請書 48
平成26年2月申請 戸籍証明書等請求書 959
身分証明書交付申請書 42
平成26年3月申請 戸籍証明書等請求書 1,020
身分証明書交付申請書 50

再発防止策

区は、二度とこのような誤りを起こさないよう、各種申請書の保管期間をマニュアルに明記するとともに、廃棄処理を行う際も、再度、保管期間を複数人で確認することを徹底します。

また、担当職員全員に対して文書管理の重要性を再認識するための研修を実施し、なお一層緊張感を持って慎重に事務処理を行うよう努めます。

よくある質問

「よくある質問コンテンツ」をご活用ください。 よくある質問入り口

お問い合わせ

所属課室:赤坂地区総合支所区民課窓口サービス係

電話番号:03-5413-7012

ファックス番号:03-3402-8192