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区は、二度とこのような誤りを起こさぬよう、マイナンバーカードの交付に伴う保管すべき書類の取扱いについて、厳正を期すことを徹底し、区民の皆さまの信頼回復に努めてまいります。
2月17日、芝地区総合支所区民課において、区民A氏にマイナンバーカードを交付し、区民A氏から交付に係る書類一式を受け取りました。その後、区民B氏にマイナンバーカードを交付した際、区から区民にお渡しする資料の中に、区民A氏から提出された書類の一部を挟んだまま、区民B氏にお渡ししてしまいました。
その後、区で保管すべき通知書等の関係書類を改めて確認したところ、本来は揃っているべき区民A氏の書類の一部が不明であることに気が付き、受付したカウンターをはじめ事務室内の点検を行いましたが、発見することができませんでした。
区民A氏以降に対応した方へお渡しした資料に紛れている可能性があるため該当すると思われる方々に連絡したところ、区民B氏にお渡しした資料の間に当該書類が挟まっていることが確認され、すぐにご自宅を訪問し回収いたしました。
同日、個人情報の漏洩被害に遭われた区民A氏に、経緯をご説明の上謝罪いたしました。
また、区民A氏のマイナンバーを変更するための手続きをいたしました。
担当した職員は区民A氏に対し資料を用いて説明する際、同じ資料を複数用意し、ご本人にお渡しする分以外の資料を元の場所に戻しました。カウンターで資料と交付に係る書類が重なり、そのことに気が付かないまま資料を元に戻したことから、区民B氏に当該書類が挟まった資料をお渡ししてしまいました。
区は、このような誤りを二度と起こさぬよう、説明資料は区民の方にお渡しするものを用いて説明し、必要枚数以上は取り出さないことや区民にお渡しする資料と区民から提出された書類を重ねないことを徹底します。加えて、窓口担当者全員に対して、日頃から個人情報の重要性をよく認識し、緊張感を持って業務にあたるよう指導しました。
お問い合わせ
所属課室:芝地区総合支所区民課窓口サービス係
電話番号:03-3578-3157
ファックス番号:03-3578-3182