戸籍全部事項証明書（戸籍謄本）の誤交付について 

区は、戸籍全部事項証明書（以下「戸籍謄本」といいます。）の交付請求を窓口で受け付けた際、請求された戸籍謄本とは別人の戸籍謄本1通を誤って交付してしまいました。

誤交付した戸籍謄本には、本籍・筆頭者の氏名・戸籍事項・戸籍に記載されている者・身分事項が記載されています。

区は再発防止に向け、証明書の交付の取り扱いについて厳正を期すことを徹底し、区民の皆さまの信頼回復に努めてまいります。

経緯

令和4年7月12日（火曜）、芝地区総合支所区民課の窓口で戸籍謄本の交付請求を受け付けました。

担当者は、請求書に記載されていた筆頭者と同姓同名の別人の戸籍謄本を、請求者のものと勘違いして発行手続きを進め、別人のものと気付かずそのまま誤交付してしまいました。

7月22日（金曜）に上記の戸籍謄本の請求者が、改製原戸籍謄本を求め再度窓口にお越しになった際に、持参していた7月12日発行の戸籍謄本により担当者が戸籍の繋がりを確認したところ、別人の戸籍謄本を交付していたことが判明しました。

区は、請求者に速やかに謝罪し、その場で誤交付した戸籍謄本を回収し、正しい戸籍謄本をお渡ししました。

また、誤交付した戸籍謄本の該当者にも速やかに謝罪しました。

原因

請求された内容に基づき戸籍をシステムで検索する際、氏名のみで確認し、生年月日や本籍等、2項目以上の確認を行いませんでした。

再発防止策

区は、今後このような誤りを起こさないため、証明書を交付する際は2項目以上の入力によるシステム検索を徹底し、氏名だけでなく生年月日及び本籍等記載内容が請求内容と一致しているか、必ず複数の職員で確認します。

併せて、職員には個人情報の重要性を再認識させるとともに、緊張感を持って業務にあたるよう指導してまいります。