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更新日:2018年6月25日

戸籍証明書等請求書の誤返送について

芝地区総合支所区民課は、戸籍証明書の交付請求を郵送で受付けた際、請求者から送られて来た書類の中に、戸籍証明書等請求書(以下「申請書」という。)が2通同封されていたため、1通を返却する際、請求者とは別人に送付してしまいました。

申請書には、請求者の住所、氏名、電話番号、必要となる戸籍証明書の本籍、筆頭者氏名、請求目的が記載されています。

区は、再発防止に向け、証明書の送付処理については、厳正を期すことを徹底し、区民の皆さまの信頼回復に努めてまいります。

現状と経過等

平成30年6月1日、芝地区総合支所区民課で、戸籍証明書の交付請求を郵送で受付けました。

請求者から送られて来た書類の中に、申請書が2通同封されていたため、担当者は、戸籍証明書とともに申請書1通を返却することとしました。

担当者は、戸籍証明書の発行手続き後、複数人でのチェックを行いながら封入作業を行いましたが、内容確認が不十分であり、誤って別人の送付書類の中に申請書を混入させ、送付してしまいました。

6月21日、誤って申請書を送付した方から「別人の申請書が入っている」と電話があり、誤返送が判明しました。

区は、誤送付した方にお詫びし、誤って送付した申請書を回収しました。

また、本来返却すべき請求者には、経緯を説明しお詫びしました。

再発防止策

区は、このような誤りを起こさないよう、証明書等を送付する際は、必ず複数の職員が送付物を一点一点丁寧に確認することを再徹底するとともに、なお一層、個人情報の重要性を再認識し、緊張感を持って慎重に事務処理を行うよう担当の全職員に指導します。

よくある質問

「よくある質問コンテンツ」をご活用ください。 よくある質問入り口

お問い合わせ

所属課室:芝地区総合支所区民課証明交付担当

電話番号:03-3578-3143

ファックス番号:03-3578-3182