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更新日:2019年4月2日

住民票コード通知票の誤発送について

区は、親展の普通郵便にて発送した出生に伴う「住民票コード通知票」(以下「通知票」という。)1件について、出生児の世帯とは別の世帯主に誤って発送してしまいました。

通知票には、出生児の住所、氏名、住民票コード、生年月日、性別が記載されています。

区は、再発防止に向け、通知票の取扱いについては、厳正を期すことを徹底し、区民の皆さまの信頼回復に努めてまいります。

現状と経過等

3月26日、芝地区総合支所区民課(以下「区民課」という。)は、出生児の世帯主に対して、通知票を親展の普通郵便で発送しました。

3月28日、区民課に、「封筒の中に別人の住民票コード通知票が入っていた」という問い合わせがあり、区民課が調査をしたところ、別世帯に通知票を発送したことが分かりました。

区民課は直ちに、誤って発送された住民票コード通知票を回収しました。

3月29日、出生児の世帯主に対し謝罪するとともに、新たに出生児の住民票コードを変更した上で、改めて通知票を発送しました。

原因

区民課では、窓開き封筒を利用しているため、通知書を発送する際、対象者が出生児の場合は、通知書とは別に世帯主名が記載された宛名シートを印刷し、これらの書類を2名の職員で確認・封入しています。

しかし、今回、世帯主名の宛名シートを印刷する際に、誤った宛先シートを印刷しその確認が不十分なまま発送してしまいました。

再発防止策

区は、このような誤りを二度と起こさないよう、通知票を送付する際は、引き続き複数の職員で内容を確認してその記録を残すとともに、世帯主名の宛先シートを同封することを廃止し、出生児の宛先をそのまま利用することで、確認すべき事項を減らし、誤りが発生しない仕組みを整えてまいります。

あわせて、住民票コードの送付業務について研修を実施して、職員に個人情報の重要性を再認識させるとともに、緊張感を持って業務にあたるよう指導してまいります。

よくある質問

「よくある質問コンテンツ」をご活用ください。 よくある質問入り口

お問い合わせ

所属課室:芝地区総合支所区民課窓口サービス係

電話番号:03-3578-3141

ファックス番号:03-3578-3182