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更新日:2019年12月26日

誤発送による個人情報の流出について

区は、こども園入園内定者の面接・健康診断のお知らせ(以下「お知らせ」という。)を区民に郵送する際に、別人のお知らせを同封し、郵送してしまいました。
お知らせには、保護者氏名、児童氏名、面接・健康診断の日時が記載されています。
区は、再発防止に向け、通知書の取扱いについて、厳正を期すことを徹底し、区民の皆さまの信頼回復に努めてまいります。

1 現状と経過等

12月20日、子ども家庭支援部保育課(以下「保育課」という。)は、令和2年4月の芝浦アイランドこども園の入園内定者に対して、お知らせを普通郵便で発送しました。
12月23日、保育課に、「違う氏名のお知らせが届いた」という問い合わせがあり、保育課が調査したところ、全入園予定者10人のうち、8人分について通知すべき保護者とは別の保護者にお知らせを発送したことが分かりました。
保育課は、誤ってお知らせが届いた保護者に対して謝罪するとともに、当該お知らせを回収し、本来通知すべき保護者に対し正しいお知らせをお渡しいたしました。

2 原因

保育課では、お知らせを作成する際に、入園内定者リストとお知らせ送付用の封筒の宛先、お知らせの記載事項に相違がないか、チェックリストを用いて、複数名で確認しています。
しかし、今回、チェックリストを使用せず封筒の宛先とお知らせの保護者氏名を確認せずに発送してしまいました。

3 再発防止策

区は、今後このような誤りを起こさないために、お知らせの送付にあたり、通知書に宛名が記載されることで、宛名と通知書の入れ違いを防止することができる汎用窓付封筒を使用するよう、事務処理方法を改めます。
併せて、職員に通知物の発送業務についての研修を実施して、個人情報の重要性を再認識させるとともに、緊張感を持って業務にあたるよう指導してまいります。

よくある質問

「よくある質問コンテンツ」をご活用ください。 よくある質問入り口

お問い合わせ

所属課室:子ども家庭支援部保育課保育支援係

電話番号:03-3578-2441

ファックス番号:03-3578-2384