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更新日:2020年3月23日

特別融資あっせんにおける書類の紛失について

区は、令和2年3月4日から新型コロナウイルス感染症拡大に伴う中小企業支援策として、新型コロナウイルス感染症対策特別融資あっせんを行っています。

このたび、特別融資あっせんに際して、一事業者からお預かりした、申込みに必要な書類一式を紛失してしまいました。

1 経過

令和2年3月18日午後2時に一事業者から新型コロナウイルス感染症対策特別融資あっせんの申込みを受け、相談ブースで30分間の面談を行い、あっせん条件に合致することを確認しました。

その後、産業振興課事務室で、あっせんシステムの入力を行いました。

同日、午後5時頃、窓口でお待ちの当該事業者から、まだ、あっせん書を受け取っていないと問合せを受け確認したところ、システム入力はされていたものの、書類を紛失していることが判明しました。事業者には、状況をご説明し、お引き取り頂いた上で事務室内を捜索しましたが、書類は見つかりませんでした。その後、同日にあっせん書を受け取られた全事業者に連絡をし、当該書類が混在していないかの確認を行いましたが発見できませんでした。

2 紛失した書類

当該事業者からお預かりした、1.港区中小企業融資あっせん申込書、2.実印の押印のある港区中小企業融資のあっせん申込等に係る同意書、3.確定申告書及び決算書(原本)、4.法人都民税及び法人事業税納税証明書、5.履歴事項全部証明書(登記簿謄本)、6.印鑑証明書、7.港区新型コロナウイルス感染症対策特別融資確認書、及び8.試算表等の特別融資あっせんの申込みに必要となる書類一式です。

3 原因

お預かりした書類をもとにあっせんシステムに入力を行い、複数人で入力確認を行ったのち、申請者にあっせん書と申込み書類一式をお返ししていますが、平常時と異なり処理件数が多いため、処理済と処理途中の書類が混在し、他の事業者に誤って渡してしまった可能性があります。

4 本件に対する対応

対象事業者に対し、3月19日午後1時に直接面談して、状況を説明しました。また、当日あっせん書類を受け取られた全事業者に再度連絡を取り、書類確認をお願いして、書類の捜索を行うとともに、早期にあっせんができるよう書類の再発行等に必要な経費についても、区が負担するなど丁寧に対応してまいります。

5 再発防止策

今後は、あっせん要件の確認時に番号札を発行し、控えの番号札と書類一式をファイリングし、処理後に番号札と引き換えに書類一式とあっせん書をお返しします。その際に、あっせん書の内容、書類一式に漏れがないかの確認を徹底します。作業に当たっては複数の職員での確認を徹底するとともに、他の事務処理においても、このような誤りが二度と起こらないよう再発防止に努めてまいります。

 

よくある質問

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所属課室:産業・地域振興支援部産業振興課経営相談担当

電話番号:03-3578-2560

ファックス番号:03-3578-2559