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更新日:2020年6月18日

一般閲覧用資料への個人情報の記載について

みなと保健所窓口と区政資料室(港区役所3階)で閲覧文書として配置している、「環境衛生関係施設一覧」に、誤って、個人営業者の自宅住所を記載していたことが分かりました。

区は、個人情報が記載されていることに気が付いた令和2年6月16日当日のうちに、当該文書(以下、「一覧」という。)を個人情報が記載されていないものに交換しました。

誤記によってご迷惑をおかけした方に心よりお詫び申し上げます。

経緯等

この一覧には、みなと保健所が営業許可事務等を所管している理容所、美容所又は旅館業等の営業施設が記載されています。毎月、新規の施設を、新しい情報として公開していますが、職員が他の業務において、5月15日に作成した4月分の旅館業の新規施設の確認をしている際に、一件の旅館業について、公開してはならない個人営業者の自宅住所が記載されていることを発見しました。

原因

みなと保健所では、営業者の許可等の事務効率化のため、令和2年4月から新しいシステムを導入したことから、従前の一覧とは作成手順が変更になっていました。また、データ抽出の設定に誤りがあったほか、一覧のチェックにおいて、担当者の確認及び他職員の確認の際もその誤りに気付かないまま、閲覧用として提供してしまいました。

今後の対応策

今後このような誤りを起こさないため、個人情報等、非公開とすべき情報を、あらかじめ自動で削除した一覧が作成出来るよう、システムの初期設定を変更しました。

また今後、システムの更新等を行う際に同様のミスが発生することを防ぐため、引継書で管理するとともに、職員の確認時に見落としがないよう、慎重かつ丁寧な事務を徹底し、再発防止に努めます。

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所属課室:みなと保健所生活衛生課環境衛生指導係

電話番号:03-6400-0042

ファックス番号:03-3455-4470