申請書の配布時における個人情報の流出について

区は、国民年金保険料免除・納付猶予申請書（以下、「申請書」という。）を区民に配布する際に、別人の住所、氏名が記載された申請書を配布してしまいました。

区は、再発防止に向け、申請書の取り扱いについて、厳正を期すことを徹底し、区民の皆さまの信頼の回復に努めてまいります。

現状と経過等

6月10日、麻布地区総合支所区民課（以下「区民課」という。）は、国民年金保険料の相談に来られた区民A氏に複数枚で1組となっている申請書を渡しました。区民A氏は申請せずに、申請書をおいて帰りましたが、申請書には住所、氏名を途中まで記載していました。職員は申請書に個人情報が記載されていると気づかず、未記入だと思いそのまま配布用ボックスに戻しました。

6月24日、区民課に区民B氏が来庁し、国民年金保険料の相談の際、配布用ボックス内の区民A氏の個人情報が記載された申請書を全てのページが空欄であるか確認せずに渡しました。

7月2日、区民B氏が国保年金課の窓口に来庁された際、区民課で受け取った区民A氏の住所、氏名が記載された申請書を持参されたことで、別人の個人情報が記載された申請書を誤って配布したことが判明しました。

区民B氏が持参した、区民A氏の個人情報が記載された申請書は、区民B氏に謝罪のうえ回収しました。また、同日、個人情報の漏洩被害に遭われた区民A氏に、経過を説明のうえ謝罪しました。

原因

区民の方に渡した申請書が戻された際、未記入の申請書と思い込み確認せずに、そのまま配布用ボックスに戻したことと、後日来庁した他の区民に申請書を渡す際、全てのページが未記入であることを確認せずに渡したことで、個人情報が漏洩してしまいました。

再発防止策

区は、今後このような誤りを二度と起こさないよう、課内の申請書等配布用ボックスをすべて再チェックしました。区民の方から返却された申請書等については、そのまま配布用ボックスに戻すことはせずに、複数人で未記入であるかどうかの確認を徹底し、記載済みのものは必ず複数人でチェックのうえ廃棄します。また、窓口で申請書等を渡す際は、その都度、記載されていない申請書であることの確認を徹底してまいります。