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更新日:2020年9月4日

港区立図書館利用登録申込書の紛失について

区立みなと図書館において、利用者から受理した利用登録申込書が紛失したことが判明しました。

紛失した利用登録申込書は利用者1名分で、登録者の氏名、生年月日、住所、電話番号が記載されています。

経緯等

8月30日(日曜)午前9時頃、みなと図書館のカウンターにて利用登録申込書の提出があり、登録カードを交付しました。その後、区の委託を受けて窓口業務を行っている事業者の職員が、利用登録申込書をもとに図書館システムにデータを入力しました。

9月2日(水曜)、事業者から提出された利用登録申込書の8月分の月締め処理において区担当者が確認したところ、連番であるはずの登録番号に欠番があることが分かりました。すぐに区担当者と事業者で窓口や事務室を捜索しましたが、利用登録申込書は見つかりませんでした。

区は、利用者の方を訪問して事故の経緯を説明し、お詫びをしました。

原因

利用登録申込書は、受理後にファイルに入れてまとめて保管しており、窓口対応が終了した後、事業者が図書館システムにデータを入力し、1日分の利用登録申込書を区担当者に提出しています。

そのため、施設外に個人情報が流出した可能性は低く、誤って廃棄(シュレッダー処理)した可能性があります。

再発防止策

  1. 利用登録申込書を受理してから処理を完了するまで、番号で管理されたファイルに入れて1件ずつ処理することとして書類の所在を明らかにするとともに、毎日の業務終了時に欠番がないかファイルを確認することとします。
  2. 最後の利用登録申込書に記載された番号と在庫の登録カードの最新番号とを毎日の業務終了時に照合することにより、処理完了の確認を行います。
  3. 利用登録申込書の用紙について、現行は白色の用紙を使用していますが、目立つように色のついた用紙を使用することとします。
  4. 区は委託事業者に対し、港区個人情報保護条例を遵守することなど個人情報の管理体制について指導しました。

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