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更新日:2020年9月28日

個人番号カード交付関係書類の誤廃棄について

港区は、9月23日(水曜)に芝地区総合支所区民課窓口で個人番号カード(以下、「マイナンバーカード」)という。)を交付した際の通知書等を含む、お一人の方の関係書類一式を誤廃棄したことが判明しました。

区は、二度とこのような誤りを起こさぬよう、マイナンバーカードの交付に伴う保管すべき書類の取扱いについて、厳正を期すことを徹底し、区民の皆さまの信頼回復に努めてまいります。

現状と経過等

令和2年9月23日、芝地区総合支所区民課窓口でマイナンバーカードを区民に交付した後、区で保管すべき通知書等の関係書類を用いて事後入力作業を行いました。

作業が終わった後は定められた場所に書類を留め置き、業務終了後、その日にマイナンバーカードを交付した件数と保管すべき書類とが一致していることの確認を行いますが、当日の作業では1件の誤差があることが判明しました。

翌24日の業務中及び業務終了後に事務室内を点検するとともにシュレッター屑の確認も行ったところ、書類の一部を発見したことから誤って裁断し廃棄したものと断定しました。

25日には、当該区民の方へ区で保管すべき書類を誤って廃棄したことをご説明し謝罪いたしました。

原因

担当職員が交付したマイナンバーカードの入力作業後、すぐに定められた場所に書類を留め置くべきところを一時的に机に置いたままにしたことから、廃棄する他の書類と紛れ、廃棄時に一緒に裁断してしまいました。

再発防止策

区は、このような誤りを二度と起こさぬよう、窓口でカードを交付した後の関係書類を厳重に管理するとともに、作業手順を順守するよう徹底します。

具体的には、作業途中の資料は保留ボックスを設け、他の書類と混在することのないよう管理するとともに、処理終了後は定められた留め置き場に速やかに移送すること、資料の裁断時は二重で確認することとし、適正な管理に努めます。加えて、窓口担当者全員に対して、日頃から個人情報の重要性をよく認識し、緊張感を持って業務にあたるよう再徹底します。

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所属課室:芝地区総合支所区民課窓口調整係

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