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更新日:2020年10月21日

誤発送による個人情報の流出について

区は、港区立学校施設等使用事前届出団体申請書の添付資料である免許証等の写し(以下「添付資料」という。)を申請者へ返却する際に、別の団体の代表者へ郵送してしまいました。

区は、再発防止に向け、通知書の取扱いについて厳正を期すことを徹底し、区民の皆さまの信頼回復に努めてまいります。

現状と経過等

10月15日(木曜)、教育推進部生涯学習スポーツ振興課(以下「生涯学習スポーツ振興課」という。)は団体の代表者に対して、添付資料を郵便で発送しました。

10月20日(火曜)、生涯学習スポーツ振興課に、「違う団体の添付資料が届いた」という問い合わせがあり、生涯学習スポーツ振興課が調査したところ、別の団体の添付資料6人分について、返却すべき団体の代表者とは別の団体の代表者に発送したことが分かりました。

生涯学習スポーツ振興課は、誤って添付資料が届いた団体の代表者に対して謝罪するとともに、当該添付資料を回収し、区に保管していた正しい添付資料を返却しました。本来返却すべき団体の代表者に対しては、既に連絡を取っており、本日、添付資料を返却したうえで謝罪する予定です。

原因

生涯学習スポーツ振興課では、通知を発送する際に宛名等に誤りがないか複数名で確認しています。しかし、今回、封筒の宛先と封入物を確認する事なく通知を発送してしまいました。

再発防止策

区は、今後このような誤りを起こさないために、通知の送付にあたり、チェックリストを用いた複数名での確認を徹底し、再発防止に努めます。

併せて、職員に個人情報の取扱いに関する研修を実施して、個人情報の重要性を再認識させるとともに、緊張感を持って業務にあたるよう指導してまいります。

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所属課室:教育委員会事務局教育推進部生涯学習スポーツ振興課スポーツ振興係

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