セーフティネット保証4号認定申請書類の紛失について

区は、令和2年3月2日から新型コロナウイルス感染症拡大に伴う国の中小企業支援制度であるセーフティネット保証4号の認定事務を行っています。

このたび、セーフティネット保証4号の認定に際して、一事業者（以下、「当該事業者」という。）から郵送でお預かりした、申込みに必要な書類一式を紛失してしまいました。

経緯

令和3年2月24日に当該事業者から、簡易書留で送付した本件認定申請書類の受け付け状況について、電話で産業振興課コールセンターに問い合わせがありました。コールセンター職員が、ウェブで簡易書留の追跡情報を確認したところ、2月22日に区役所へ到着していることが確認できたため、郵送物の受付一覧を確認しましたが、受け付けた形跡がありませんでした。

区役所に届く簡易書留は、一旦、総務課で受付を行い、各所管部門の職員に手渡しで引継ぎを行います。当該簡易書留は、総務課から、産業振興課に引継ぎを受けていることは確認できましたが、その後、産業振興課から認定を委託している事業者（以下「委託事業者」という。）には引き継がれていないことが判明しました。

当該事業者には、現在の状況をご説明した上で、事務室内等を捜索しましたが、書類は見つかりませんでした。同日、お送りいただいた申請書類一式のコピーを当該事業者からお預かりし、セーフティネット保証4号の認定事務を行い、2月25日に手渡しでお届けしました。

紛失した書類

当該事業者からお預かりした、1.認定申請書、2.実印の押印のある同意書、3.履歴事項全部証明書（コピー）、4.残高試算表のセーフティネット保証4号の認定の申込みに必要となる書類一式です。

原因

総務課から産業振興課に引き継がれた郵送物を委託事業者に引き継ぐ際、引継ぎ書類の確認及び受領者の確認が不十分であったため書類を紛失してしまいました。

本件に対する対応

当該事業者に対し、2月25日直接面談して、状況を説明し謝罪するとともに、セーフティネット保証4号の認定書をお渡ししました。

再発防止策

今後は、簡易書留の受け取りに当たっては、産業振興課職員と委託事業者との両者立会いの下、受領を行うとともに、その場で確認仕分けを行います。

書類の引継ぎ確認を徹底するとともに、他の事務処理においても、このような誤りが二度と起こらないよう再発防止に努めてまいります。