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更新日:2021年4月2日

誤発送による個人情報の流出について

区は、港区奨学生決定通知書その他書類を奨学生へ送付する際に、別の奨学生へ郵送してしまいました。

区は、再発防止に向け、個人情報の取扱いについて厳正を期すことを徹底し、区民の皆さまの信頼回復に努めてまいります。

現状と経過等

3月31日(水曜)、教育推進部教育長室(以下「教育長室」という。)は奨学生に対して、奨学生決定通知書その他書類を郵便で発送しました。

4月2日(金曜)、教育長室に、「違う奨学生の決定通知が届いた」という保護者からの問い合わせがあり、教育長室が調査したところ、同日送付した3名のうち1名について送付すべき奨学生とは別の奨学生に発送したことが分かりました。

教育長室は、誤って通知が届いた保護者に対して謝罪するとともに、当該通知を回収し、本来送付すべき奨学生に対しては、すぐに連絡を取り謝罪いたしました。後日あらためて通知を発送する予定です。

原因

教育長室では、通常は通知を発送する際に宛名等に誤りがないか複数名で確認しています。しかし、今回、封筒の宛先と封入物を確認する事なく通知を発送してしまいました。

再発防止策

区は、今後このような誤りを起こさないために、通知の送付にあたり、チェックリストを用いた複数名での確認を徹底し、再発防止に努めます。

併せて、職員に個人情報の取扱いに関する研修を実施して、個人情報の重要性を再認識させるとともに、緊張感を持って業務にあたるよう指導してまいります。

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