○港区文書保存年限設定基準の制定について(通知)
昭和63年4月1日
63港総総第5号の3
各課(室・所)長あて 総務部長
港区文書管理規程(平成18年港区訓令甲第49号)第37条第3項に規定する総務部長が別に定める基準を別紙のとおり定めたので通知します。
港区文書保存年限設定基準
(趣旨)
第1条 この基準は、港区文書管理規程(平成18年港区訓令甲第49号)第37条第3項の規定に基づき、文書の保存年限の設定について、必要な事項を定めるものとする。
(対象文書)
第2条 この基準が対象とする文書は、主として起案文書、供覧文書及び帳票とする。
(保存年限設定の原則)
第3条 文書の保存年限設定の原則は、次に掲げるとおりとする。
(1) 文書の保存年限は、文書の利用度、重要度及び資料価値等を考慮して設定する。
(2) 事務事業の方針、計画、実施手続の策定等その後に行われる意思決定等に係る文書の保存年限は、事後の事務処理に支障のないように設定する。
(3) 事務事業の実施に関する文書の保存年限は、必要最小限に設定する。
(保存年限設定の基準)
第4条 文書の保存年限設定の基準は、原則として別表のとおりとする。
2 文書保存年限表に示されていない文書が発生した場合は、この基準及び文書保存年限表に示された文書を参考にして、保存年限の設定を行うものとする。
3 文書は、当該文書を発議した課において保存することを原則とし、当該文書を収受した課においては、短期の保存年限を設定するものとする。
(随時廃棄の文書)
第5条 事務事業の執行に関し、その基準又は参考となる通達、通知等の文書は、その効用が失われた後、随時廃棄する。
付則
この基準は、昭和63年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月31日28港総総第3435号)
この基準は、平成29年4月1日から施行する。
別表(第4条関係)
件名 | 事案名 | 保存年限 | 事案の完結日 |
1 区行政の方針、議会、例規、予算及び決算 | (1) 区行政の運営に関する一般方針並びに事務事業の基本方針及び計画の策定、変更、廃止に関する事案 | 長期 | 文書上の事務処理が完結した日 |
(2) 区の組織の設定又は改廃、行政区画の決定又は改廃等組織及び制度の基本に関する事案 | 長期 | ||
(3) 議会への議案提出に関する事案(議決謄本を含み、依頼文書を除く。) | 長期 | ||
(4) 条例、規則及び訓令の制定並びに改廃に関する事案(立案依頼文書を除く。) | 長期 | ||
(5) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する事案で、将来の例証となるもの | 長期 | ||
(6) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する事案で、(5)以外のもの | 10年 | ||
(7) 要綱、要領等の制定及び改廃に関する事案 | 10年以下 | 当該要綱等がその効力を失つた日 | |
(8) 請願及び陳情に関する事案 | 5年 | 文書上の事務処理が完結した日 | |
(9) 企画経営部財政課で整理する予算の編成、予算説明書の調製等に関する事案 | 長期 | ||
(10) 成立した予算に関する事務事業の執行方針並びに計画の策定、変更及び廃止に関する事案 | 3年 | ||
(11) 決算書の調製に関する事案 | 長期 | ||
2 公示、行政処分及び争訟 | (1) 公示、公告及び公表に関する事案で、内容の重要度が条例、規則及び訓令と同等のもの | 長期 | 文書上の事務処理が完結した日 |
(2) 公示、公告及び公表に関する事案で、(1)以外のもの | 区長決裁 10年以下 副区長決裁 〃 部長決裁 5年以下 課長決裁 3年以下 | ||
(3) 許可、認可その他の行政処分に関する事案 | 区長決裁 10年以下 副区長決裁 〃 部長決裁 5年以下 課長決裁 3年以下 | 当該行政処分に関して指導、監督等を行う必要がなくなつた日 | |
(4) 不服申立てに関する事案 | 5年 | 当該事件に係る裁決等があつて事件が確定した日 | |
(5) 訴訟に関する事案 | 10年 | 当該事件に係る判決等があつて事件が確定した日 | |
3 行政委員会、付属機関等 | (1) 行政委員会に関する事案のうち |
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イ 委員の任免に関するもの | 長期 | 当該委員の任期が終了した日 | |
ロ 会議の開催に関するもの | 3年 | 文書上の事務処理が完結した日 | |
ハ 報告書 | 長期 | ||
ニ 会議録 | 10年以下 | ||
(2) 付属機関に関する事案のうち |
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イ 委員の選任及び委嘱に関するもの | 5年 | 当該委員の任期が終了した日 | |
ロ 会議の開催に関するもの | 3年 | 文書上の事務処理が完結した日 | |
ハ 答申で、1の(1)、(2)、(4)に関するもの | 長期 | ||
ニ 答申で、ハ以外のもの | 10年以下 | ||
ホ 会議録 | 10年以下 | ||
(3) 協議会、懇談会等に関する事案のうち |
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イ 委員の選任及び委嘱に関するもの | 3年 | 当該委員の任期が終了した日 | |
ロ 会議の開催に関するもの | 1年 | 文書上の事務処理が完結した日 | |
ハ 会議録及び報告等に関するもの | 10年以下 | ||
(4) 他の自治体等との連絡会、研究会等に関する事案 | 5年以下 | ||
(5) 区職員で構成する委員会、協議会等に関する事案で、1の(1)、(2)、(4)に関するもの | 長期 | ||
(6) 区職員で構成する委員会、協議会等に関する事案で、(5)以外のもの | 10年以下 | ||
4 人事 | (1) 採用、退職、分限処分、懲戒処分等職員の任免に関するもの | 長期 | 文書上の事務処理が完結した日 |
(2) (1)以外の任用、給与、勤務時間等職員の人事管理に関するもの | 区長決裁 10年以下 副区長決裁 10年以下 部長決裁 5年以下 課長決裁 3年以下 | ||
5 請負、委託及び財産の売買 | (1) 請負又は委託により行う工事、製造、修繕及び役務の提供に関する事案で、「港区議会の議決に付すべき契約及び財産の取得又は処分に関する条例」(昭和39年港区条例第8号。以下「条例」という。)の適用を受けるもの | 10年 | 当該事案と関連のある事案が完結した日 |
(2) 請負又は委託により行う工事、製造、修繕及び役務の提供に関する事案で、(1)以外のもの | 5年以下 | ||
(3) 財産(物品を含む。)の取得、処分、管理に関する事案で、条例の適用を受けるもの | 10年 | ||
(4) 財産(物品を含む。)の取得、処分、管理に関する事案で、(3)以外のもの | 5年以下 | ||
6 補助金及び寄付 | (1) 補助金、分担金及び負担金の交付に関する事案 | 5年以下 | 文書上の事務処理が完結した日 |
(2) 寄付又は贈与に関する事案 | 10年以下 | ||
7 表彰、広報及び苦情 | (1) 叙位、叙勲、表彰、褒章等に関する事案で、将来の例証となるもの | 長期 | 文書上の事務処理が完結した日 |
(2) 叙位、叙勲、表彰、褒章等に関する事案で、(1)以外のもの | 10年以下 | ||
(3) 広報、広聴、連絡調整、調査及び研究に関する事案 | 区長決裁 10年以下 副区長決裁 〃 部長決裁 5年以下 課長決裁 3年以下 | ||
(4) 苦情及び要望に関する事案 | 区長決裁 10年以下 副区長決裁 〃 部長決裁 5年以下 課長決裁 3年以下 | ||
8 申請、回答等 | (1) 申請、照会、回答、報告、進達、副申及び答申に関する事案 | 区長決裁 10年以下 副区長決裁 〃 部長決裁 5年以下 課長決裁 3年以下 | 文書上の事務処理が完結した日 |
(2) 通知、報告、照会、回答等で、軽易な事案 | 1年 | ||
9 事故報告 | (1) 金銭、有価証券等の忘失、損傷その他の事故に関する事案 | 長期 | 文書上の事務処理が完結した日 |
(2) 物品の忘失、損傷その他の事故に関する事案 | 5年 | ||
(3) 車両事故等職務遂行上の事故に関する事案 | 区長決裁 10年 副区長決裁 〃 部長決裁 5年 課長決裁 3年 | ||
(4) 施設管理上の事故及び施設利用者の事故に関する事案 | 区長決裁 10年 副区長決裁 〃 部長決裁 5年 課長決裁 3年 | ||
(5) 地震、暴風雨、洪水等により起こつた工事施行上の事故に関する事案 | 区長決裁 10年 副区長決裁 〃 部長決裁 5年 課長決裁 3年 | ||
(6) その他の事故に関する事案 | 区長決裁 10年 副区長決裁 〃 部長決裁 5年 課長決裁 3年 | ||
10 供覧文書等 | (1) 供覧文書 | 1年 | 文書上の事務処理が完結した日 |
(2) 決定事項の単なる連絡に関する文書 | 1年 | ||
11 帳簿及び伝票 | (1) 課税台帳、財産台帳、工事台帳等管理に要する帳簿 | 10年以下 | 管理対象が管理を要しなくなつた日 |
(2) 金銭会計事務に要する帳簿で、基本となるもの | 10年 | 当該帳簿の期間の終了した日 | |
(3) 金銭会計事務に要する帳簿で、(2)以外のもの | 5年以下 | ||
(4) 物品会計事務に要する帳簿 | 5年以下 | ||
(5) 伝票 | 5年以下 | 文書上の事務処理が完結した日 | |
12 街づくり等 | (1) 都市計画及びこれに準ずる街づくりに関する計画の策定、変更、廃止に関する事案 | 長期 | 文書上の事務処理が完結した日 |
(2) 街づくりの事業計画に係る開発事業者又は関係者との協定書、覚書等 | 長期 | ||
(3) 土木施設の管理に関する事案で、境界確定等権利確定に係るもの | 長期 | 管理対象が管理を要しなくなつた日 | |
(4) 土木施設の管理に関する事案で、(3)以外のもの | 10年以下 | 文書上の事務処理が完結した日 | |
(5) 公共施設の整備に関する基本方針、しゆん工図 | 長期 | しゆん工した日 | |
(6) 公共施設の整備に関する事案で、(5)以外のもの | 10年以下 | ||
13 資料 | (1) 区の調査又は統計に関する資料で、総括結果に関するもの | 長期 | 文書上の事務処理が完結した日 |
(2) 区の調査又は統計に関する資料で(1)以外もの | 10年以下 | ||
(3) 区の事業、記念行事等に関する資料で、将来の例証となるもの | 長期 | 事業が完了した日 |