この改正は、文書管理システムが稼動することに伴い、電子文書の取扱方法を定めるとともに、文書事務のより一層の適正化及び効率化を図るために行われたものです。

ついては、貴職におかれても、下記事項に十分留意されるとともに、所属職員に周知し、適切に事務を執行するよう取扱い願います。

この旨命により通達します。

なお、昭和63年4月1日付63港総総第5号の2「港区文書管理規程について(依命通達)」は、廃止します。

記

第1　総則に関する事項

1　用語の定義(第2条)

(1)　「文書」、「電子文書」及び「文書等」の定義を設けることにより、規程の適用対象の明確化を図ったこと。「電子文書」については、電磁的記録のうち、文書管理システムによる情報処理の用に供するため、当該システムに記録されたものとして定義した。

(2)　「文書管理システム」について規定したこと。文書管理システムは、主に次の具体的機能を有する。

ア　文書管理機能

収受文書、起案文書、供覧文書及び資料文書の作成・登録機能、決裁済み起案文書の浄書、施行、保管・保存機能、保管・保存文書の廃棄機能、登録文書の検索機能、文書等の分類・整理等に係る機能

イ　電子決裁機能

起案文書及び供覧文書の回付、起案文書の承認・決裁、供覧文書の閲覧等に係る機能

2　事案の決裁の方式(第4条)

(1)　事案の決裁は、当該事案に係る決裁案を電子文書で表示し、その内容を確認して行う電子決裁方式によることを原則とすることとし、次の例のように主務課長が、事務処理の効率化等の観点から合理的であると認める場合には、当該事案に係る決裁案を文書に記載し、その内容を確認して行う書面決裁方式によることができることとした。

(例)

ア　起案文書に添付する文書を容易に電子化できない場合(文書が膨大で電子化が困難な場合、図面等の文書で電子化が困難な場合等)

イ　起案文書の回付に当たって事案の内容を説明する必要がある場合(重要施策の実施に係る場合、緊急で持ち回りが必要な場合等)

ウ　起案文書の内容が個人の情報を取り扱うもので特に慎重な取扱いを要する場合(人事に関する起案等)

(2)　特に緊急の取扱いを要する事案として起案文書によらないで事案の決裁を受けた場合は、決裁後に速やかに文書管理システムに記録することとした。

(3)　極めて軽易な事案とは、電話又は電子メールで照会のあった事項に対する回答等で、記録にとどめることを要しないものをいうこと。

3　文書事務の指導統括(第5条)

従前どおり文書事務の指導統括に関する事務は、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が行うこととした。

4　課長の職務(第6条)

従前どおり課長は、その課における文書事務の円滑・適正な執行を確保するため、所属職員を指揮監督することとした。

5　文書主任の設置(第7条)

従前どおり課に文書主任を置くこととし、総務部総務課にあっては文書係長、その他の課にあっては庶務担当係長をもって充てることとした。

なお、文書主任が出張、休暇等で不在のときは、文書主任があらかじめ課長の承認を得て指定する職員が、その職務を代理することとした。

6　文書主任の職務(第8条)

文書審査の対象から供覧文書を除外し、起案文書に限定することとした。

7　文書取扱主任の設置等(第9条)

従前どおり所に文書取扱主任を置くこととし、所長をもって充てることとした。

文書取扱主任の職務は、文書主任とほぼ同様であるが、起案文書の審査については、文書主任との競合を避けるため、所長が専決できる事案に係る文書等に限ることとした。

8　ファイル担当者の設置等(第10条)

ファイル担当者は、文書主任又は文書取扱主任の職務を補佐し、文書等の管理に関する実務(文書分類の作成、未処理文書の処理の促進等)を行うものであること。

ファイル担当者は、文書等の発生量が少ないため、ファイル担当者を置く必要がないと認められる場合を除き、各係及び各事業所に1人程度置くものであること。

9　文書管理システムによる処理等(第11条)

財務会計システムによる事務処理等別に定めのある場合を除き、文書等の処理及び管理は、文書管理システムにより行うこととした。

10　特例管理帳票(第12条)

従前どおり課において同種の文書等を定例的に処理する場合には、主務課長は総務課長の承認を得て、文書管理システムによる管理に代えて当該文書等を管理するため、特例管理帳票を使用することができることとした。

なお、特例管理帳票を設定した場合には、それによって処理する文書等の記号は、その課の文書記号に特定の文字を加えたものその他事案の性質を適確に表すものとし、文書番号は、特例管理帳票ごとの一連番号とする。

(例)

「18港総総証第1号」　総務課における行政証明を発行する原議に用いる特例記号

11　文書等の記号及び番号(第13条)

(1)　従前どおり文書等の記号は、課又は所ごとに、総務課長が定めることとした。

(2)　従前どおり枝番号を使用することができることとした。

ア　枝番号の使用が認められる場合は、次のとおりとする。

(ア)　訴訟、工事及び契約等のように一つの事案を処理するために複数の文書等を作成する場合で、かつ、それらの文書等を一件の扱いとして管理することが事務処理上適当である場合

(イ)　毎月又は四半期ごとなど定型的に文書等を作成する場合

(ウ)　照会文書に回答するため他の部課等に更に照会する場合

イ　枝番号の具体的な使用方法については、次のとおりとする。

(ア)　枝番号は、発端となった文書等の記号及び番号が「18港総総第1号」であれば、「18港総総第1号の2」、「18港総総第1号の3」という形で付すること。

(イ)　東京都からの照会文書に回答するため他の部課等に照会する必要がある場合は、照会文書を「18港総総第2号」で収受したとすると、他の部課等に照会する起案文書の記号及び番号は、「18港総総第2号の2」とし、東京都への回答は、「18港総総第2号」とすること。

(ウ)　起案文書により照会した文書等に対して回答があったが、それに関連して相手方に更に照会する場合には、発端となった起案文書の記号及び番号が「18港総総第3号」とすると、更に照会する文書は、「18港総総第3号の2」というように用いること。

第2　文書等の収受及び配布に関する事項

1　区役所に到達した文書の処理(第14条)

従前どおり総務課長は、受領した文書を直接主務課に配布することとした。

なお、複数の課に関連する文書については、最も関係の深い課に配布することとした。

2　配布文書の処理(第15条)

本庁の課の文書主任は、総務課長から配布された文書及び課において直接受領した文書に収受印を押して文書管理事項(件名、発信者名、保存年限、公開の可否等)を文書管理システムに登録し、事務担当者に引き渡すこととした。

ただし、第15条第1項各号に掲げる文書については、収受印を押すだけで、文書管理システムへの登録を省略することができることとした。

なお、「内容が軽易なもの」の文書の判断は、その文書に基づく起案を必要とするか、また到達の記録が必要とされるかなどを考慮して行うこと。

3　ファクシミリの利用による収受(第17条)

ファクシミリに着信した電磁的記録については、ファクシミリから出力された紙を到達した文書とみなし、第14条から第16条までの規定により、収受の処理を行うものであること。

4　電磁的記録の受信等(第18条)

通信回線に接続した情報処理システムとは、総合行政ネットワークを通じて、区民、事業者等から送信された収受の処理が必要な電磁的記録を受領するシステムなどをいうものであること。

5　電磁的記録の収受(第19条)

収受処理の必要性については、第15条第1項の規定に準じて判断すること。

第3　文書等の処理

1　起案(第20条)

(1)　起案は、起案者が文書管理システムに事案の内容その他必要な事項を入力し、起案した旨を表示し、記録して行う電子起案方式によることを原則とすることとし、主務課長が、事務処理の効率化等の観点から合理的であると認める場合は、起案用紙に事案の内容その他必要な事項を記載して行う書面起案方式によることができるものとした。

(2)　従前どおり定例的に取り扱う事案で、相当の件数の発生が予想されるものに係る起案については、起案用紙に代えて別の起案帳票(特例起案帳票)を用いて行うことができることとした。

なお、特例起案帳票を作成する場合は、主務課長は、総務課長の承認を得なければならないものであること、及び特例起案帳票には、起案用紙に記載してある事項(決裁年月日、施行年月日等)を設けるものであることに留意すること。

(3)　従前どおり起案に当たり、法令(法律、政令、省令、条例、規則をいう。)又は要綱、要領、通知及び通達を根拠とする場合は、必要に応じて根拠となる条文を起案文書に添付すること。

(4)　書面による起案文書及び浄書文書の訂正は、次のとおりとする。

ア　起案文書の訂正

起案文書の訂正は、その訂正すべき部分を二本線で消し、訂正者の認印を押し、正しい文字を訂正部分の上部(横書き)又は右横(縦書き)に記入する。

イ　浄書文書の訂正

印刷等による浄書が終わってから、誤りを発見して訂正する場合は、誤った部分を二本線で消して、発信者の公印を押し、正しい文字を訂正部分の上部(横書き)又は右横(縦書き)に記入する。

なお、登記関係その他の権利義務に影響を与える文書については、上記の訂正方法をとった上、更に訂正箇所の欄外余白に「何字訂正」、「何字削除」、「何字加入」等の表示をし、その部分に発信者の公印を押すこと。

(5)　書面による起案文書及び浄書文書の訂正に当たっては、次の事項に留意すること。

ア　句読点等の符号及び記号は、文字ではないが、訂正の場合は字数に含めること。

イ　同一ページに複数の訂正箇所がある場合は、行を単位として訂正を行うこと。

(6)　文書等の施行等

文書等の施行とは、内部的に決定された区の意思を文書等で相手方に発送したり、告示することをいう。したがって、文書等の施行年月日は、確定した区の意思を相手方に伝達する日をいい、実際に事業等を行う日ではないので、注意すること。

また、文書等の効力は、通常、区の内部的意思決定のみによって発生するのではなく、文書等の施行によって発生するので、文書等の施行に当たっては、十分な配慮をすること。

(7)　事務連絡文書

ア　軽易な情報の伝達は、決裁を経て、事務連絡文書により行うことができる。

イ　事務連絡文書は、次のように取り扱うこと。

(ア)　文書等の記号及び番号を省略する(「事務連絡」の表示もしない。)。

(イ)　書面の場合は、公印は用いない。

(ウ)　発信者名は、課名若しくは係名又は課長名若しくは係長名を用いることができる。

ウ　報告、回答等を求める文書等は、事務連絡文書によることはできない。

2　文書等の発信者名(第21条)

(1)　従前どおり対内文書等とは、文書管理規程が適用される機関相互間で施行し、又は収受する文書等をいう。したがって、会計室との間において施行し、又は収受する文書等は、対内文書等であり、区議会及び行政委員会との間において施行し、又は収受する文書等は、対外文書等となる。

(2)　従前どおり対外文書等及び対内文書等の発信者の職名又は機関名の表示は、次の例によること。ただし、対外文書等については、支障があるものに限り、文頭に東京都の表示をすること。

(例)

《職名の場合》

《機関名の場合》

(3)　従前どおり区長名以外の発信者名を用いる場合は、あて先との均衡を失しないように、あて先名と同等の職名を用いることとする。

3　事務担当者の表示(第22条)

従前どおり区民等からの照会が容易になるように、発送する文書等には、必要に応じて、事務担当者の所属、氏名、電話番号等の記載をすることとした。

4　合議及び決裁(第23条・第25条)

(1)　他の部課への合議については、事案の内容に関係の深い者から順に合議すること。

(2)　従前どおり区長又は副区長の決裁を受け、又は閲覧に供する文書のうち、第25条各号に掲げる文書等については、総務課を経由する必要はないものとした。

5　文書審査(第26条)

(1)　従前どおり起案文書については、文書主任等の審査を受けなければならないこととした。

(2)　従前どおり文書主任等は、総務部長が別に定める基準(文書審査の基準)に基づき、起案文書を審査することとした。

(3)　文書主任等は、起案文書を審査した結果、重大な誤りがあるときは、起案者に差し戻すものとし、軽微な誤りがあるときは、修正の指示等必要な処置をすること。

6　起案文書の回付(第27条)

起案文書の回付を受けた者は、速やかに当該事案を検討し、決裁案に異議があるときは、起案者に連絡すべきものであること。また、長期不在となるときなどの場合には、起案文書の回付が滞らないよう、適切な措置を行い、決裁処理が速やかに行われるよう努めること。

7　供覧(第28条)

(1)　電子文書の供覧は、閲覧者に対して一斉に回付する方式により行うこととした。

(2)　文書の供覧は、所定の供覧用紙に添付して流れ方式により回付することとした。ただし、軽易な文書については、文書の余白に供覧文書である旨の表示と閲覧者押印欄を設けて回付することができることとした。

8　資料文書の登録(第29条)

主務課において主催した会議の配布資料など、起案文書及び収受文書以外の文書等で保存年限が1年以上のものについては、文書管理システム又は特例管理帳票に文書管理事項を記録するものとした。

第4　文書等の浄書及び発送

1　公印(第31条)

従前どおり対内文書又は軽易な文書は、公印の押印を省略することができることとした。

なお、公印の省略に当たっては、次の事項に留意すること。

(1)　区長名による命令、許可等(休職、兼職の許可等)を記載した文書等比較的重要な文書は、公印を省略することができないものであること。

(2)　軽易な文書とは、法律効果の伴わない単なる事実の通知・照会及び回答等の文書をいう。したがって、権利、義務等に直接的又は重大な支障を及ぼす文書は、公印を省略することができないものであること。

第5　文書等の整理、保管、保存及び廃棄等

1　文書等の整理、保管及び保存の基本(第33条)

文書の整理、保管及び保存については、ファイリングシステムによることとし、電子文書の整理、保管及び保存については、文書管理システムによることとした。

なお、ファイリングシステムの具体的な処理基準は、別に作成するマニュアルによること。

2　保管期間(第34条)

従前どおり文書は、完結した日の属する年度(年)の翌年度(翌年)を経過するまで主務課又は所の事務室内の書庫等において保管することとした。これは、ファイリングシステムにおける保管期間(1年間)の原則を示したものである。

3　保管文書の引継ぎ(第35条)

保管文書の引継ぎは、次の区分により行う。

(1)　本庁(芝地区総合支所を含む。以下同じ。)における保管文書の引継ぎ

ア　引継ぎの時期

毎年度の初めにおいて総務課長が指定する時期とした。

イ　引継ぎを受ける保管文書

前々年度(前々年)に完結した文書のうち保存年限が3年以上のものとした。

(例)

平成18年度の初めに引継ぎを受ける文書は、平成16年度に完結した文書で保存年限が3年以上のもの

ウ　引継ぎの方法

総務課に引継ぎをする文書は、文書保存箱に収納し、廃棄年度ごとに区分した後、総務課長が指定する場所に持ち込むこと。

また、引き継いだ文書に係る保管文書引継書を総務課長に提出すること。

エ　引継ぎの特例

保存年限が3年以上の文書については、検索の迅速化、収納効率及び適正な廃棄等の観点から総務課による集中管理とするため、総務課長に引き継がなければならないこととしたが、次に掲げる文書については、例外として、事務室において保管することができることとした。

(ア)　常時利用する必要がある文書(ファイリングシステムの上で常用文書とされているもの)

(イ)　総務課長が引継ぎを要しないと認める文書

事務処理上必要と認められる文書で、文書の完結後2年以上保管する必要があるもの及び個別に管理する必要がある文書

(例)　課税台帳等

(2)　総合支所(芝地区総合支所を除く。以下同じ。)における保管文書の引継ぎ

ア　引継ぎの時期

毎年度の初めにおいて各総合支所の管理課長が指定する時期とした。

イ　引継ぎを受ける保管文書

前々年度(前々年)に完結した文書のうち保存年限が3年以上のものとした。

ウ　引継ぎの方法

引継ぎの方法については、本庁における保管文書の引継ぎの方法に準じて総合支所ごとに各総合支所の管理課長が別に定める方法により行うこととした。

4　保存年限の種別(第36条)

(1)　従前どおり文書等の保存年限の種別は、次の5種とする。

1年保存、3年保存、5年保存、10年保存、長期保存。ただし、軽易な文書等で保存の必要がないものは、随時廃棄することができることとした。

(2)　従前どおり法令に保存期間の定めのある文書等及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間とした。

(例)

港区印鑑条例施行規則第10条

港区特別区道路占用規則第21条

(3)　従前どおり主務課長は、文書等の保存年限が第36条第1項及び第2項の規定により難いと認めるときは、総務課長の承認を得て、文書等の保存年限の種別を新設することができることとした。

(4)　従前どおり長期保存の文書等は、10年を超えて保存するものであるが、10年を経過した後、保存する必要があるかどうかを、別表に定める基準(長期保存文書選別基準)により毎年主務課長が選別すること。

(5)　別表に定める基準に示されていない文書等が発生した場合は、当該基準を参考にして、長期保存の文書等の選別を行うこと。

5　保存年限表の作成等(第37条)

(1)　従前どおり文書等の保存年限は、法令等の定め、文書等の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めることとした。これは、文書等の保存年限の設定に当たっての原則を示したものである。

(2)　総務課長は、各課に共通する事案に係る保存年限表を作成し、文書管理システムに登録することとした。

(3)　主務課長は、総務部長が別に定める基準(保存年限設定基準)を参考にして、その課の個別事案に係る保存年限表を作成し、文書管理システムに登録することとした。

(4)　従前どおり主務課長は、特定の文書等について、総務課長の承認を得て、1年を単位として保存年限を延長することができることとした。

(5)　従前どおり保存年限表は、情報公開制度の下にあって、文書等の公開請求があった段階で、文書等の存在、不存在の決定資料にもなるため、保存年限設定基準を参考に総合的に判断して、保存年限を設定すること。

6　保存年限の計算(第38条)

(1)　従前どおり文書等の保存年限は、当該文書等の完結した日(常時利用する必要がある文書等にあっては、その利用期間が終了する日)の属する会計年度の翌年度の初めから起算すること。

なお、暦年による必要がある文書等は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算すること。

(2)　従前どおり会計年度の末に完結した起案文書で、翌年度の会計事務に係るものの保存年限は、当該文書等の完結した日の属する会計年度の翌々年度の初めから起算すること。

(例)

平成18年3月30日に完結した起案文書で、平成18年度の会計事務に係るものは、平成19年4月1日から起算する。

7　文書の保存(第39条)

文書の保存は、次の区分により行う。

(1)　本庁における文書の保存

本庁における文書の保存は、総務課長が別に定める場所に収納しておくこととした。

(2)　総合支所における文書の保存

総合支所における文書の保存は、総合支所ごとに各総合支所の管理課長が別に定める場所に収納しておくこととした。

(3)　保健所等における文書の保存

従前どおり保健所等における文書の保存は、事務室以外の書庫等適当な場所に収納しておくこととした。

8　保存文書の貸出し(第40条)

本庁における保存文書の貸出しについては、次のとおりとする。

(1)　貸出しを受けようとする者は、総務課長に申し出て、保存文書貸出申請書に所定の事項を記入すること。

(2)　貸出しの場所は、本庁舎4階総務課執務室とする。

(3)　文書の貸出期間は、14日以内とする。ただし、総務課長が必要と認めるときは、貸出期間を延長することができることとした。

9　文書等の廃棄等(第41条)

文書等の廃棄等は、次の区分により行う。

(1)　本庁における文書の廃棄

ア　毎年度5月末日までに廃棄文書引継書とともに、総務課長に引き継ぐ文書

(ア)　保存年限が1年の文書

(イ)　総務課長が引継ぎを要しないと認めた文書のうち保存年限を経過したもの及び長期保存の文書等で別表に定める基準により主務課長が保存を要しないと選別したもの(以下「長期保存選別廃棄文書」という。)

イ　総務課長が引継ぎを受けた文書

保存年限を経過した文書(保存年限の延長の承認を受けたものを除く。)及び長期保存選別廃棄文書は、総務課長が廃棄する。

(2)　総合支所における文書の廃棄

ア　管理課長への廃棄文書の引継ぎ

総合支所の課長は、各課における保管文書で保存年限を経過したものを、毎年度5月末日までに廃棄文書引継書とともに、総合支所ごとに各総合支所の管理課長に引き継ぐこと。

イ　総務課長への廃棄文書の引継ぎ

(ア)　総合支所の課長から引継ぎを受けた廃棄文書

総合支所の管理課長は、総合支所の課長から引継ぎを受けた廃棄文書を、毎年度5月末日までに総合支所の課長から提出を受けた廃棄文書引継書の写しとともに、総務課長に引き継ぐこと。

(イ)　総合支所の保存文書のうち保存年限を経過したもの

総合支所の管理課長は、総合支所の保存文書のうち保存年限を経過したもの(保存年限の延長の承認を受けたものを除く。)及び長期保存選別廃棄文書を、毎年度5月末日までに廃棄文書引継書とともに、総務課長に引き継ぐこと。

(3)　保健所等における文書で保存年限を経過したもの(保存年限の延長の承認を受けたものを除く。)及び長期保存選別廃棄文書は、毎年度5月末日までに廃棄文書引継書とともに、総務課長に引き継ぐこと。

(4)　随時廃棄の文書は、主務課又は所において裁断等適当な方法により廃棄すること。

(5)　保存年限を経過した電子文書及び長期保存選別廃棄文書については、総務課長が文書管理システムから削除すること。

第6　経過措置

1　適用対象(付則第2項)

施行日前に旧規程の文書管理カード又は特例管理帳票に所要事項を記載した文書の処理及び管理は、なお旧規程に定める方法によること。

2　文書等の番号の特例(付則第3項)

施行日以後平成18年度内に作成し、又は取得する文書等で文書管理システムにより発行される文書番号は、平成18年度当初から年度中を通じて使用する文書管理カードによる文書番号との混同を避ける必要があるため、第1万1号からの一連番号とすること。

別表　長期保存文書選別基準

施行期日　平成19年4月1日

施行期日　平成20年4月1日

施行期日　平成22年3月31日

施行期日　平成24年4月1日

施行期日　平成24年9月1日

施行期日　平成26年4月1日

施行期日　平成29年4月1日

施行期日　令和3年4月1日