港区議会の個人情報の保護に関する条例施行規程

○港区議会の個人情報の保護に関する条例施行規程

令和五年三月三十一日

議会議長訓令甲第二号

(趣旨)

第一条　この規程は、港区議会の個人情報の保護に関する条例(令和四年港区条例第六十七号。以下「条例」という。)の施行に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語)

第二条　この規程で使用する用語の意義は、条例において使用する用語の例による。

(職員の研修)

第三条　議会は、個人情報を取り扱う職員に対し、個人情報の保護について必要な知識を付与し、意識の向上を図るため、研修を行うものとする。

(個人識別符号)

第四条　条例第二条第二項の議長が定める文字、番号、記号その他の符号は、次に掲げるものとする。

一　次に掲げる身体の特徴のいずれかを特定の個人を識別することができる水準が確保されるよう、適切な範囲を適切な手法により電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号

イ　細胞から採取されたデオキシリボ核酸(別名DNA)を構成する塩基の配列

ロ　顔の骨格及び皮膚の色並びに目、鼻、口その他の顔の部位の位置及び形状によって定まる容貌

ハ　虹彩の表面の起伏により形成される線状の模様

ニ　発声の際の声帯の振動、声門の開閉並びに声道の形状及びその変化

ホ　歩行の際の姿勢及び両腕の動作、歩幅その他の歩行の態様

ヘ　手のひら又は手の甲若しくは指の皮下の静脈の分岐及び端点によって定まるその静脈の形状

ト　指紋又は掌紋

二　健康保険法(大正十一年法律第七十号)第三条第十一項に規定する保険者番号及び同条第十二項に規定する被保険者等記号・番号

三　船員保険法(昭和十四年法律第七十三号)第二条第十項に規定する保険者番号及び同条第十一項に規定する被保険者等記号・番号

四　旅券法(昭和二十六年法律第二百六十七号)第六条第一項第一号の旅券の番号

五　出入国管理及び難民認定法(昭和二十六年政令第三百十九号)第二条第五号に規定する旅券(日本国政府の発行したものを除く。)の番号及び同法第十九条の四第一項第五号の在留カードの番号

六　私立学校教職員共済法(昭和二十八年法律第二百四十五号)第四十五条第一項に規定する保険者番号及び加入者等記号・番号

七　国家公務員共済組合法(昭和三十三年法律第百二十八号)第百十二条の二第一項に規定する保険者番号及び組合員等記号・番号

八　国民健康保険法(昭和三十三年法律第百九十二号)第百十一条の二第一項に規定する保険者番号及び被保険者記号・番号

九　国民年金法(昭和三十四年法律第百四十一号)第十四条に規定する基礎年金番号

十　道路交通法(昭和三十五年法律第百五号)第九十三条第一項第一号の免許証の番号

十一　地方公務員等共済組合法(昭和三十七年法律第百五十二号)第百四十四条の二十四の二第一項に規定する保険者番号及び組合員等記号・番号

十二　住民基本台帳法(昭和四十二年法律第八十一号)第七条第十三号に規定する住民票コード

十三　雇用保険法施行規則(昭和五十年労働省令第三号)第十条第一項の雇用保険被保険者証の被保険者番号

十四　高齢者の医療の確保に関する法律(昭和五十七年法律第八十号)第百六十一条の二第一項に規定する保険者番号及び被保険者番号

十五　日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法(平成三年法律第七十一号)第八条第一項第三号の特別永住者証明書の番号

十六　介護保険法(平成九年法律第百二十三号)第十二条第三項の被保険者証の番号及び保険者番号

十七　行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成二十五年法律第二十七号)第二条第五項に規定する個人番号

(要配慮個人情報)

第五条　条例第二条第三項の議長が定める記述等は、次の各号に掲げる事項のいずれかを内容とする記述等(本人の病歴又は犯罪の経歴に該当するものを除く。)とする。

一　次に掲げる身体障害、知的障害、精神障害(発達障害を含む。)その他の心身の機能の障害があること。

イ　身体障害者福祉法(昭和二十四年法律第二百八十三号)別表に掲げる身体上の障害

ロ　知的障害者福祉法(昭和三十五年法律第三十七号)にいう知的障害

ハ　精神保健及び精神障害者福祉に関する法律(昭和二十五年法律第百二十三号)にいう精神障害(発達障害者支援法(平成十六年法律第百六十七号)第二条第一項に規定する発達障害を含み、ロに掲げるものを除く。)

ニ　治療方法が確立していない疾病その他の特殊の疾病であって障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律(平成十七年法律第百二十三号)第四条第一項の政令で定めるものによる障害の程度が同項の主務大臣が定める程度であるもの

二　本人に対して医師その他医療に関連する職務に従事する者(次号において「医師等」という。)により行われた疾病の予防及び早期発見のための健康診断その他の検査(同号において「健康診断等」という。)の結果

三　健康診断等の結果に基づき、又は疾病、負傷その他の心身の変化を理由として、本人に対して医師等により心身の状態の改善のための指導又は診療若しくは調剤が行われたこと。

四　本人を被疑者又は被告人として、逮捕、捜索、差押え、勾留、公訴の提起その他の刑事事件に関する手続が行われたこと。

五　本人を少年法(昭和二十三年法律第百六十八号)第三条第一項に規定する少年又はその疑いのある者として、調査、観護の措置、審判、保護処分その他の少年の保護事件に関する手続が行われたこと。

(個人情報総括保護管理者等の設置)

第六条　条例第九条第一項に規定する保有個人情報の安全管理のため、個人情報総括保護管理者(次条第一項において「総括保護管理者」という。)を置くものとし、区議会事務局長をもって充てる。

2　議会の事務局(次項、次条第二項及び第三項並びに第八条第一項第三号において「事務局」という。)に個人情報保護管理者(次条において「保護管理者」という。)を置くものとし、次長をもって充てる。

3　事務局に個人情報保護担当者(次条第三項において「保護担当者」という。)を置くものとし、庶務担当係長をもって充てる。

(総括保護管理者等の職務)

第七条　総括保護管理者は、議会が取り扱う個人情報を適正に管理するため、保護管理者に対し、個人情報の管理状況について報告を求め、又は必要な措置を講じるよう命ずることができる。

2　保護管理者は、事務局において取り扱う個人情報について条例第九条第一項の規定による管理を行うため、所属職員を指揮監督しなければならない。

3　保護担当者は、事務局において取り扱う個人情報を適正に管理するため、保護管理者を補佐しなければならない。

(個人の権利利益を害するおそれが大きいもの)

第八条　条例第十一条の個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして議長が定めるものは、次の各号のいずれかに該当するものとする。

一　要配慮個人情報が含まれる保有個人情報(高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じたものを除く。以下この条において同じ。)の漏えい、滅失若しくは毀損(以下この条において「漏えい等」という。)が発生し、又は発生したおそれがある事態

二　不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある保有個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態

三　不正の目的をもって行われたおそれがある議会に対する行為による保有個人情報(事務局の職員が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、保有個人情報として取り扱われることが予定されているものを含む。)の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態

四　保有個人情報に係る本人の数が百人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態

2　議長は、条例第十一条本文の規定による通知をする場合には、前項各号に定める事態を知った後、当該事態の状況に応じて速やかに、当該本人の権利利益を保護するために必要な範囲において、次に定める事項を通知しなければならない。

一　概要

二　漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある保有個人情報(前項第三号に定める事態については、同号に規定する個人情報を含む。)の項目

三　原因

四　二次被害又はそのおそれの有無及びその内容

五　その他参考となる事項

(電磁的方法)

第九条　条例第十五条第四項に規定する電磁的方法は、次に掲げる方法とする。

一　電話番号を送受信のために用いて電磁的記録を相手方の使用に係る携帯して使用する通信端末機器に送信する方法(他人に委託して行う場合を含む。)

二　電子メールを送信する方法(他人に委託して行う場合を含む。)

三　前号に定めるもののほか、その受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信(電気通信事業法(昭和五十九年法律第八十六号)第二条第一号に規定する電気通信をいう。)を送信する方法(他人に委託して行う場合を含む。)

(匿名加工情報の安全管理措置の基準)

第十条　条例第十六条第二項の議長が定める基準は、次のとおりとする。

一　匿名加工情報を取り扱う者の権限及び責任を明確に定めること。

二　匿名加工情報の取扱いに関する規程類を整備し、当該規程類に従って匿名加工情報を適切に取り扱うとともに、その取扱いの状況について評価を行い、その結果に基づき改善を図るために必要な措置を講ずること。

三　匿名加工情報を取り扱う正当な権限を有しない者による匿名加工情報の取扱いを防止するために必要かつ適切な措置を講ずること。

(個人情報ファイル簿の作成及び公表)

第十一条　議長は、個人情報ファイル(条例第十七条第二項各号に掲げるもの及び同条第三項の規定により個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。次項及び第四項において同じ。)を保有するに至ったときは、直ちに、個人情報ファイル簿を作成しなければならない。

2　個人情報ファイル簿は、議会が保有している個人情報ファイルを通じて一の帳簿とする。

3　議長は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに、当該個人情報ファイル簿を修正しなければならない。

4　議長は、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが条例第十七条第二項第一号ヘに該当するに至ったときは、遅滞なく、当該個人情報ファイルについての記載を消除しなければならない。

5　議長は、個人情報ファイル簿を作成したときは、遅滞なく、これを事務所に備えて置き一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。

6　条例第十七条第一項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。

一　条例第二条第五項第一号に係る個人情報ファイル又は同項第二号に係る個人情報ファイルの別

二　条例第二条第五項第一号に係る個人情報ファイルについて、第九項に規定する個人情報ファイルがあるときは、その旨

7　条例第十七条第二項第一号ヘの議長が定める数は、千人とする。

8　条例第十七条第二項第一号トの議長が定める個人情報ファイルは、次に掲げる個人情報ファイルとする。

一　次に掲げる者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、給与又は報酬、福利厚生に関する事項その他これらに準ずる事項を記録するもの(イに掲げる者の採用又は選定のための試験に関する個人情報ファイルを含む。)

イ　執行機関の職員又は当該職員であった者

ロ　条例第十七条第二項第一号イに規定する者又はイに掲げる者の被扶養者又は遺族

二　条例第十七条第二項第一号イに規定する者及び前号イ又はロに掲げる者を併せて記録する個人情報ファイルであって、専らその人事、議員報酬、給与又は報酬、福利厚生に関する事項その他これらに準ずる事項を記録するもの

9　条例第十七条第二項第三号の議長が定める個人情報ファイルは、条例第二条第五項第二号に係る個人情報ファイルで、その利用目的及び記録範囲が条例第十七条第一項の規定による公表に係る条例第二条第五項第一号に係る個人情報ファイルの利用目的及び記録範囲の範囲内であるものとする。

(登録簿)

第十二条　議長は、個人情報を取り扱う事務(以下「個人情報取扱事務」という。)について、次に掲げる事項を記載した帳簿(以下「登録簿」という。)を備え付けなければならない。

一　個人情報取扱事務の名称

二　個人情報取扱事務の目的

三　記録する個人情報の項目

四　個人情報取扱事務を開始する日

五　個人情報の記録の形態

六　前各号に掲げるもののほか、議長が必要と認める事項

2　議長は、個人情報取扱事務を開始しようとするときは、あらかじめ、当該個人情報取扱事務について登録簿に登録しなければならない。登録した事項を変更しようとするときも、同様とする。

3　議長は、登録簿を一般の閲覧に供しなければならない。

(開示請求書)

第十三条　条例第十九条第一項に規定する開示請求書は、開示請求書(第一号様式)によるものとする。

(開示請求等における本人確認手続等)

第十四条　条例第十九条第二項、第三十二条第二項又は第三十九条第二項の規定により提示し、又は提出しなければならない書類は、次の各号に掲げる書類のいずれかとする。

一　開示請求書、訂正請求書又は利用停止請求書(以下この条において「開示請求書等」という。)に記載されている開示請求をする者、訂正請求をする者又は利用停止請求をする者(以下この条において「開示請求者等」という。)の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証、健康保険の被保険者証、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第二条第七項に規定する個人番号カード、出入国管理及び難民認定法第十九条の三に規定する在留カード、日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法第七条第一項に規定する特別永住者証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって、当該開示請求者等が本人であることを確認するに足りるもの

二　前号に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し、又は提出することができない場合にあっては、当該開示請求者等が本人であることを確認するため議長が適当と認める書類

2　開示請求書等を議長に送付して開示請求、訂正請求又は利用停止請求(以下この項及び次項において「開示請求等」という。)をする場合には、開示請求者等は、前項の規定にかかわらず、次に掲げる書類を議長に提出すれば足りる。

一　前項各号に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの

二　その者の住民票の写しその他その者が前号に掲げる書類に記載された本人であることを示すものとして議長が適当と認める書類であって、開示請求等をする日前三十日以内に作成されたもの

3　条例第十八条第二項、第三十一条第二項又は第三十八条第二項の規定により代理人が開示請求等をする場合には、当該代理人は、戸籍謄本、委任状その他その資格を証明する書類(開示請求等をする日前三十日以内に作成されたものに限る。)を議長に提示し、又は提出しなければならない。

4　開示請求をした代理人は、当該開示請求に係る保有個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは、直ちに、書面でその旨を議長に届け出なければならない。

5　前項の規定による届出があったときは、当該開示請求は、取り下げられたものとみなす。

(開示決定の通知)

第十五条　条例第二十四条第一項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。

一　開示決定に係る保有個人情報について求めることができる開示の実施の方法

二　事務所における開示を実施することができる日、時間及び場所並びに事務所における開示の実施を求める場合にあっては、条例第二十八条第三項の規定による申出をする際に事務所における開示を実施することができる日のうちから事務所における開示の実施を希望する日を選択すべき旨

三　写しの送付の方法による保有個人情報の開示を実施する場合における準備に要する日数及び送付に要する費用

(開示決定通知書等)

第十六条　条例第二十四条第一項の書面は、開示決定通知書(第二号様式)とする。

2　条例第二十四条第二項の書面は、開示をしない旨の決定通知書(第三号様式)とする。

(開示決定等期限延長通知書)

第十七条　条例第二十五条第二項の書面は、開示決定等期限延長通知書(第四号様式)とする。

(開示決定等期限特例延長通知書)

第十八条　条例第二十六条第一項の書面は、開示決定等期限特例延長通知書(第五号様式)とする。

(第三者意見照会書等)

第十九条　条例第二十七条第一項の規定による通知は、第三者意見照会書(第六号様式)により行うものとする。

2　条例第二十七条第二項の書面は、第三者意見照会書(第七号様式)とする。

3　条例第二十七条第一項又は第二項の意見書は、第三者開示決定等意見書(第八号様式)とする。

4　議長は、条例第二十七条第一項又は第二項の規定により、同条第一項に規定する第三者に対し、当該第三者に関する情報の内容を通知するに当たっては、開示請求に係る保有個人情報の本人の権利利益を不当に侵害しないように留意しなければならない。

5　条例第二十七条第一項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。

一　開示請求の年月日

二　意見書を提出する場合の提出先及び提出期限

6　条例第二十七条第二項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。

一　前項各号に掲げる事項

二　条例第二十七条第二項各号のいずれに該当するかの別及びその理由

7　条例第二十七条第三項の書面は、開示決定通知を行った旨の反対意見書提出者への通知書(第九号様式)とする。

(電磁的記録の開示方法)

第二十条　条例第二十八条第一項に規定する議長が定める方法は、次の各号に掲げる電磁的記録の種別に応じ、当該各号に掲げる方法(プログラム(電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。以下同じ。)を用いて行う必要があるものにあっては、議会が保有するプログラムにより行うことができるものに限る。)とする。

一　録音テープ、ビデオテープその他音声又は映像が記録された電磁的記録　当該電磁的記録を専用機器により再生したものの視聴又は複写したものの交付

二　前号に規定する電磁的記録以外の電磁的記録　当該電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧又は交付

2　前項第二号の規定にかかわらず、当該電磁的記録を専用機器により再生したものの閲覧又は複写したものの交付の方法(プログラムを用いて行う必要があるものにあっては、議会が保有するプログラムにより行うことができるものに限る。)により開示することが容易であるときは、当該方法とすることができる。

3　前二項に定める方法による電磁的記録の開示にあっては、議長は、当該電磁的記録の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、当該電磁的記録を複写したもの又は用紙に出力したものの写しにより、これを行うことができる。

(開示の実施の方法等の申出)

第二十一条　条例第二十八条第三項の規定による申出は、次に掲げる事項を記載した、開示の実施方法等申出書(第十号様式)により行わなければならない。

一　求める開示の実施の方法(開示決定に係る保有個人情報の部分ごとに異なる方法による開示の実施を求める場合にあっては、その旨及び当該部分ごとの開示の実施の方法)

二　開示決定に係る保有個人情報の一部について開示の実施を求める場合にあっては、その旨及び当該部分

三　事務所における開示の実施を求める場合にあっては、事務所における開示の実施を希望する日

四　写しの送付の方法による保有個人情報の開示の実施を求める場合にあっては、その旨

2　条例第二十四条第一項の規定による通知があった場合において、開示請求書に記載された事項を変更しないときは、条例第二十八条第三項の規定による申出は、することを要しない。

(費用の納付)

第二十二条　条例第三十条第一項ただし書に規定する保有個人情報が記録されている区政情報の写しの交付及び送付に要する費用は、前納とする。

2　前項の規定による写しの交付及び送付に要する費用は、次の表の上欄に掲げる区分に応じ、それぞれ同表の下欄に掲げる費用の額とする。


区分	費用の額
電子複写機による写し又は電磁的記録等を用紙に出力したものの交付(A三判以下のものに限る。)	片面刷り一枚につき、黒の単色刷りのものにあっては十円、多色刷りのものにあっては五十円
委託により作成した写しの交付	写しの作成の委託に要する費用相当額
電磁的記録媒体(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって電子計算機による情報処理の用に供されるものに係る記録媒体をいう。以下同じ。)に複写したものの交付	電磁的記録媒体一枚につき、百円
写しの送付	郵送料相当額