○港区文書管理規程
平成十八年十一月三十日
訓令甲第四十九号
庁中一般
総合支所
事務所
事業所
港区文書管理規程(昭和六十三年港区訓令甲第三号)の全部を改正する。
目次
第一章 総則(第一条―第十三条)
第二章 文書等の収受及び配布(第十四条―第十九条)
第三章 文書等の処理(第二十条―第二十九条)
第四章 文書等の浄書及び発送(第三十条―第三十二条)
第五章 文書等の整理、保管、保存及び廃棄等(第三十三条―第四十一条)
第六章 補則(第四十二条)
付則
第一章 総則
(目的)
第一条 この規程は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。
一 文書 文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。
二 電子文書 電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)のうち、文書管理システムによる情報処理の用に供するため当該文書管理システムに記録されたものをいう。
三 文書等 文書及び電子文書をいう。
四 課 港区総合支所処務規程(平成二十一年港区訓令甲第二号)第二条に規定する課(芝地区総合支所に限る。)、同規程第三条第三項に規定する担当課長、港区組織規則(平成十八年港区規則第三十一号)第七条に規定する課及び室(防災危機管理室を除く。)、同規則第八条第四項に規定する担当課長及び港区会計室設置規則(平成二十年港区規則第十四号)第一条第一項に規定する会計室(以下「本庁の課」という。)並びに港区総合支所処務規程第二条に規定する課(芝地区総合支所を除く。)、みなとリサイクル清掃事務所、港区保健所処務規程(平成十年港区訓令甲第三十五号)第二条に規定する課、同規程第三条第三項に規定する担当課長、子ども家庭支援センター、港区児童相談所処務規程(令和三年港区訓令甲第二十四号)第二条に規定する課及び同規程第三条第三項に規定する担当課長をいう。
五 課長 前号に規定する課の長をいう。ただし、会計室にあっては、会計室長をいう。
六 所 保育園、児童館及び消費者センターをいう。
七 所長 前号に規定する所の長をいう。
八 起案文書 事案決定のための決裁(専決を含む。以下同じ。)案を記載し、又は記録した文書等をいう。
十 供覧文書 閲覧に供するため、回付する文書等で、意思決定を伴わないものをいう。
十一 文書管理システム 電子計算組織(与えられた処理手順に従い、事務を自動的に処理する電子的機器の組織をいう。以下同じ。)を利用して文書等に関する事務の処理及び文書等に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムで、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が管理するものをいう。
(文書等取扱いの基本)
第三条 文書等は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が円滑かつ適正に行われるように処理し、及び管理しなければならない。
(事案の決裁の方式)
第四条 事案の決裁は、第二十条第一項の電子起案方式による起案文書に当該事案の決裁権者が文書管理システムにより電磁的に表示し、記録する方式により行うものとする。
3 前二項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを要する事案又は極めて軽易な事案については、起案文書によらないで事案の決裁をすることができる。ただし、特に緊急の取扱いを要する事案の決裁については、決裁後に速やかに文書管理システムに記録するものとする。
(文書事務の指導統括)
第五条 文書事務の指導統括に関する事務は、総務課長が行う。
(課長の職務)
第六条 課長は、その課における文書事務について所属職員を指揮監督しなければならない。
(文書主任の設置)
第七条 課に文書主任を置く。ただし、特に理由がある場合は、総務課長と協議の上、文書主任を置かないことができる。
2 文書主任は、総務部総務課(以下「総務課」という。)にあっては文書係長、その他の課にあっては課の庶務を担当する係長(担当係長を含む。)をもって充てる。
3 文書主任が出張又は休暇その他の理由により不在のときは、文書主任があらかじめ課長の承認を得て指定する職員が、その職務を代理する。
(文書主任の職務)
第八条 文書主任は、上司の命を受け、その所属する課における次の事務に従事する。
一 文書等の収受及び配布に関すること。
二 文書等の処理の促進に関すること。
三 起案文書の審査に関すること。
四 文書等の整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。
五 文書事務の指導及び改善に関すること。
六 その他文書事務に関し必要なこと。
(文書取扱主任の設置等)
第九条 所に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、所長をもって充てる。
(ファイル担当者の設置等)
第十条 課長は、その所管する課及び所の職員のうちから、ファイル担当者を指名する。ただし、文書等の発生量が少ないため、ファイル担当者を置く必要がないと認める場合は、この限りでない。
2 ファイル担当者は、その所属する課又は所の文書主任又は文書取扱主任の職務を補佐する。
(文書管理システムによる処理等)
第十一条 別に定めのある場合を除き、文書等の処理及び管理は、文書管理システムにより行うものとする。
(特例管理帳票)
第十二条 同種の文書等を定例的に処理する場合は、主務課長は、前条の規定にかかわらず、総務課長の承認を得て、文書管理システムによる管理に代えて当該文書等を管理するための帳票(以下「特例管理帳票」という。)を使用することができる。
2 特例管理帳票を使用する場合においては、記載すべき事項を電子計算組織に入力し、記録する方法により当該特例管理帳票を調製することができる。
(文書等の記号及び番号)
第十三条 文書等には、収受し、又は発議した日の属する会計年度の数字と区及び主務の部・課・所を表す原則として四以内の文字からなる記号並びに番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書等は、この限りでない。
2 前項の記号は、課又は所ごとに総務課長が定める。
4 前項の規定にかかわらず、再照会等に係る発議文書等については、その事案の発端となった文書等の番号の枝番号を用いることができる。
第二章 文書等の収受及び配布
(区役所に到達した文書の処理)
第十四条 区役所に到達した文書(主務課に直接到達した文書を除く。)は、総務課長が受領する。
2 総務課長は、受領した文書について封筒の表書き等からは主務課が明らかでない文書にあっては開封した上、その他の文書にあっては開封しないで、次表に定めるところにより処理しなければならない。
文書の種類 | 処理方法 |
一 書留扱い(現金書留、配達証明、内容証明、特別送達等の取扱いを含む。)又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成十四年法律第九十九号)第二条第六項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第九項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第二項に規定する信書便(以下「信書便」という。)の役務のうち書留扱いに準ずるものとして総務課長が定める文書 | 封筒に収受印(第一号様式)を押し、書留郵便等送付簿に所要事項を記載し、主務課に配布する。 |
二 訴訟、不服申立てに係る文書等、収受の日時が権利の得失に関わるもの | 封筒に収受印を押し、到達時刻を明記して、主務課に配布する。 |
三 前二号に該当しない文書 | そのまま主務課に配布する。 |
3 複数の課に関連する文書は、最も関係の深い課に配布する。
(配布文書の処理)
第十五条 本庁の課(第七条第一項ただし書の規定により文書主任を置かない課を除く。以下同じ。)の文書主任は、総務課長から配布された文書及びその所属する課において直接受領した文書(いずれも名宛人の表示がないものを除く。)に収受印を押し、総務課長が定める文書等の管理上必要な事項(以下「文書管理事項」という。)を文書管理システムに登録して当該文書の事務担当者(当該文書に係る事案を担当する者をいう。以下同じ。)に引き渡さなければならない。ただし、次に掲げる文書については、文書管理システムへの登録を省略することができる。
一 ポスター、図書その他これらに類するもの
二 請求書、領収書、見積書、納品書その他これらに類するもの
三 案内書、招待状、お知らせ等で軽易なもの
四 定例的な報告書、部内相互間の連絡文書等で軽易なもの
五 前各号に掲げるもののほか、その内容が軽易なもの
2 事務担当者は、文書の引渡しを受けたときは、主務課長の指示により速やかに処理しなければならない。
(総合支所等に到達した文書の処理)
第十六条 港区総合支所及び部の設置等に関する条例(平成十七年港区条例第六十二号)第一条第一項に規定する総合支所(芝地区総合支所を除く。以下「総合支所」という。)、みなとリサイクル清掃事務所、港区保健所の設置に関する条例(昭和五十年港区条例第二十一号)第一条に規定する港区みなと保健所(以下「みなと保健所」という。)、子ども家庭支援センター、港区児童相談所の設置に関する条例(令和二年港区条例第四十八号)第二条に規定する港区児童相談所(以下「児童相談所」という。)又は所に到達した文書は、総合支所にあっては管理課長、みなとリサイクル清掃事務所にあってはみなとリサイクル清掃事務所長、みなと保健所にあっては生活衛生課長又は保健予防課長、子ども家庭支援センターにあっては子ども家庭支援センター所長、児童相談所にあっては児童相談課長、所にあっては所長が受領し、第十四条第二項及び第三項並びに前条の規定に準じて処理しなければならない。
(ファクシミリの利用による収受)
第十七条 ファクシミリに着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。
3 第一項に規定する着信の確認は、定時に行うものとする。
(電子文書の受信)
第十七条の二 電子文書の受信は、文書管理システムを利用して行うものとする。
(電磁的記録の受信等)
第十八条 電磁的記録の受信は、通信回線に接続した情報処理システム(文書管理システムを除く。以下「情報処理システム」という。)を利用して行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず、主務課長が必要と認めるときは、フロッピーディスク、光ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。
第三章 文書等の処理
(起案)
第二十条 起案は、規則、訓令等に定めのある場合を除き、文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録すること(以下「電子起案方式」という。)により行うものとする。
3 前二項の規定にかかわらず、軽易な事案に係る起案は、文書に付箋を付け、又は文書の余白に処理案を朱記して行うことができる。
4 定例的に取り扱う事案に係る起案については、主務課長が総務課長の承認を得て、第二項に規定する起案用紙に代えて別の起案帳票を用いて行うことができる。
5 起案文書には、起案の理由及び事案の経過を明確にする関係法令等の資料を必要に応じて添えなければならない。
6 起案は、港区公文規程(昭和四十八年港区訓令甲第二十九号)により平易かつ明確に行わなければならない。
7 諸証明等は、起案手続を省略し、割印簿等により処理することができる。
(文書等の発信者名)
第二十一条 庁外へ発送する文書等は、区長名を用いる。ただし、文書等の性質又は内容により、特に必要がある場合は、副区長名若しくは部長(総合支所長、防災危機管理室長、みなと保健所長、会計管理者、担当部長及び参事を含む。以下同じ。)名又は区名を用いることができる。
2 一般照復文書等、対内文書等その他の文書等は、事案の軽重により副区長名、部長名、課長名又は所長名を用いるものとする。
3 前項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときには、区名、部名、課名又は所名を用いることができる。
4 対内文書等には、職名のみを用い、氏名は省略することができる。
(事務担当者の表示)
第二十二条 発送する文書等には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて、当該文書等の末尾に事務担当者の所属、氏名、電話番号等を表示するものとする。
(合議及び決裁)
第二十三条 他の部課の所掌事務に関連のある事案は、関係部課に合議しなければならない。
2 合議を経て決裁を受ける場合は、起案部課長の審議を経てから他の部課に合議しなければならない。
第二十四条 合議を受けた場合において、合議事案に関して異議があり、起案課との協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。
第二十五条 区長又は副区長の決裁を受け、又は閲覧に供する文書等は、総務課に回付しなければならない。ただし、次に掲げる事案に係る文書等については、この限りでない。
一 契約、人事その他の行為に係る事案
二 工事又は修繕の起工に係る事案
三 法令等により様式が定められている事案
四 その他総務課長が承認した事案
(文書審査)
第二十六条 起案文書は、文書主任又は文書取扱主任(以下この条において「文書主任等」という。)の審査を受けなければならない。ただし、第二十条第三項の規定により処理するものは、この限りでない。
2 文書主任等は、総務部長が別に定める基準に基づき、起案文書を審査しなければならない。
3 文書主任等は、前項の規定により審査した結果、起案文書に誤りがあるときは、起案者に差し戻す等必要な処置をするものとする。
(起案文書の回付)
第二十七条 起案文書の回付は、流れ方式によるものとする。ただし、電子起案方式による起案文書の合議に係る回付については、一斉に回付する方式によることができる。
2 前項の規定にかかわらず、特に緊急又は機密の取扱いを必要とする起案文書(書面起案方式によるものに限る。以下この項において同じ。)その他重要な起案文書は、その内容を説明することができる職員が持ち回ることにより回付することができる。
(供覧)
第二十八条 供覧文書は、電子文書にあっては閲覧者に対して一斉に回付する方式により、文書にあっては供覧用紙に添付して流れ方式により、閲覧者に回付するものとする。ただし、軽易な文書については、その文書の余白に供覧文書である旨の表示をし、閲覧者押印欄を設けて回付することができる。
2 供覧文書の事務担当者は、供覧文書を回付する場合(前項ただし書に規定する場合を除く。)は、文書管理システム又は特例管理帳票に文書管理事項を記録するものとする。
(資料文書の登録)
第二十九条 主務課長は、起案文書及び収受文書以外の文書等で保存年限が一年以上のものを作成し、又は取得した場合においては、文書管理システム又は特例管理帳票に当該文書等に係る文書管理事項を登録するものとする。
第四章 文書等の浄書及び発送
(浄書及び照合)
第三十条 決裁された事案を施行する場合(文書管理システム又は情報処理システムにより送信する場合を含む。)においては、当該施行に用いようとする文書等(以下「施行文書」という。)を浄書し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合するものとする。
(公印)
第三十一条 照合を終了した文書は、港区公印規則(平成四年港区規則第六十八号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、対内文書又は軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。
(発送)
第三十二条 施行に用いる文書等は、文書管理システム又は情報処理システムによる送信、郵便又は信書便による送付、交換便による送付等適当な方法により発送しなければならない。
第五章 文書等の整理、保管、保存及び廃棄等
(文書等の整理、保管及び保存の基本)
第三十三条 文書は、ファイリングシステムにより常に整然と分類整理し、必要なときに取り出せるように保管し、及び保存しておかなければならない。
2 文書の保管及び保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとるとともに、重要な文書は、非常災害に際しいつでも持ち出せるようにあらかじめ準備しておかなければならない。
3 電子文書は、文書管理システムにより整理し、保管し、及び保存するものとする。
(保管期間)
第三十四条 文書は、完結した日の属する年度(年)の翌年度(翌年)を経過するまで、主務課又は所の事務室内の書庫等において保管するものとする。
(保管文書の引継ぎ)
第三十五条 本庁の課の長は、毎年度の初めにおいて総務課長が指定する時期に、前々年度(前々年)に完結した文書(常時利用する必要がある文書を除く。)のうち保存年限が三年以上のものについて、総務課長が別に定める保管文書引継書を添えて、総務課長に引き継がなければならない。ただし、総務課長が引継ぎを要しないと認める文書については、この限りでない。
2 港区総合支所処務規程第二条に規定する課(芝地区総合支所を除く。)の長(以下「総合支所の課長」という。)は、総合支所ごとに、毎年度の初めにおいて各総合支所の管理課長(芝地区総合支所管理課長を除く。以下同じ。)が指定する時期に、前々年度(前々年)に完結した文書(常時利用する必要がある文書を除く。)のうち保存年限が三年以上のものについて、各総合支所の管理課長に引き継がなければならない。この場合において、引継ぎの方法については、前項の規定に準じて、総合支所ごとに各総合支所の管理課長が別に定める。
(保存年限の種別)
第三十六条 文書等の保存年限の種別は、次の五種とする。ただし、軽易な文書等で保存する必要がないものは、随時廃棄することができる。
一年保存
三年保存
五年保存
十年保存
長期保存
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書等及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等についての保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
3 主務課長は、文書等の保存年限が前二項の規定により難いと認めるときは、総務課長の承認を得て、文書等の保存年限の種別を新設することができる。
(保存年限表の作成等)
第三十七条 文書等の保存年限は、法令等の定め、文書等の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定められなければならない。
2 総務課長は、共通事案に係る保存年限表を作成し、文書管理システムに登録しなければならない。
3 主務課長は、総務部長が別に定める基準を参考にして、前項に定める事案以外の事案に係る保存年限表を作成し、文書管理システムに登録しなければならない。
4 主務課長は、特定の文書等について、前項の規定により定められた保存年限表にある保存年限を超えて保存する必要があると認めるときは、総務課長の承認を得て一年を単位として当該文書等の保存年限を延長することができる。
(保存年限の計算)
第三十八条 文書等の保存年限は、当該文書等の完結した日(常時利用する必要がある文書等にあっては、その利用期間が終了する日)の属する会計年度の翌年度の初め(暦年による必要がある文書等は、その完結した日の属する年の翌年の一月一日)から起算する。
2 前項の規定にかかわらず、会計年度の末に作成し、完結した起案文書で翌年度の会計事務に係るものの保存年限は、当該文書等の完結した日の属する会計年度の翌々年度の初めから起算する。
(文書の保存)
第三十九条 総務課長は、第三十五条第一項の規定により引継ぎを受けた文書(以下「本庁の保存文書」という。)を、総務課長が別に定める場所に保存しておかなければならない。
2 各総合支所の管理課長は、第三十五条第二項の規定により引継ぎを受けた文書(以下「総合支所の保存文書」という。)を、総合支所ごとに各総合支所の管理課長が別に定める場所に保存しておかなければならない。
3 本庁の課以外であって総合支所の課以外の課の長又は所長は、保管期間の経過した文書で保存の必要のあるものを、当該課又は所の事務室以外の書庫等に保存しておかなければならない。
(保存文書の閲覧又は貸出し)
第四十条 本庁の保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとする者は、総務課長に申し出なければならない。
2 前項の申出があったときは、保存文書貸出・閲覧簿に所定の事項を記入の上、閲覧又は貸出しを行うものとする。
3 文書の貸出期間は、十四日以内とする。ただし、総務課長が必要と認めるときは、この限りでない。
(文書等の廃棄等)
第四十一条 主務課長は、毎年度保存年限を経過した文書を調査し、五月末日までに廃棄文書引継書を作成の上、総務課長に引き継がなければならない。ただし、総合支所の課長にあっては、廃棄文書引継書を作成の上、総合支所ごとに各総合支所の管理課長に引き継がなければならない。
2 各総合支所の管理課長は、前項ただし書の規定により引継ぎを受けた文書にあっては保存文書引継書の写しを添えて、総合支所の保存文書のうち保存年限を経過したものにあっては廃棄文書引継書を作成の上、毎年度五月末日までに総務課長に引き継がなければならない。
4 文書の廃棄は、裁断、焼却、溶解その他適切な方法により行わなければならない。
5 総務課長は、毎年度保存年限を経過した電子文書を削除するものとする。
第六章 補則
(委任)
第四十二条 この規程の施行について必要な事項は、総務部長が定める。
付則
(施行期日)
1 この訓令は、平成十八年十二月一日(以下「施行日」という。)から施行する。
(経過措置)
2 施行日前に起案し、又は収受し、この訓令による改正前の港区文書管理規程(昭和六十三年港区訓令甲第三号)第九条第一号の文書管理カード又は同規程第十条の特例管理帳票に所要事項を記載した文書の処理及び管理については、この訓令による改正後の港区文書管理規程の規定にかかわらず、なお従前の例による。
3 第十三条第三項の規定にかかわらず、施行日以後平成十八年度内の文書等の番号は、第一万一号から一連番号により付け始めるものとする。
(港区認証局のかぎ情報等の利用に関する規程の一部改正)
6 港区認証局のかぎ情報等の利用に関する規程(平成十六年港区訓令甲第五号)の一部を次のように改正する。
(次のよう略)
付則(平成一九年三月三〇日訓令甲第八号)
この訓令は、平成十九年四月一日から施行する。
付則(平成二〇年三月三一日訓令甲第六号)
この訓令は、平成二十年四月一日から施行する。
付則(平成二一年三月三一日訓令甲第七号)
この訓令は、平成二十一年四月一日から施行する。
付則(平成二一年六月二五日訓令甲第二二号)
この訓令は、平成二十一年六月二十六日から施行する。
付則(平成二二年三月三一日訓令甲第一〇号)
この訓令は、平成二十二年四月一日から施行する。
付則(平成二三年三月三一日訓令甲第五号)
この訓令は、平成二十三年四月一日から施行する。
付則(平成二四年三月三〇日訓令甲第八号)
この訓令は、平成二十四年四月一日から施行する。
付則(平成二四年八月三一日訓令甲第二二号)
この訓令は、平成二十四年九月一日から施行する。
付則(平成二六年三月三一日訓令甲第四号)
この訓令は、平成二十六年四月一日から施行する。
付則(平成三〇年三月三〇日訓令甲第六号)
この訓令は、平成三十年四月一日から施行する。
付則(平成三一年四月二六日訓令甲第一〇号)
この訓令は、天皇の退位等に関する皇室典範特例法(平成二十九年法律第六十三号)の施行の日(平成三十一年四月三十日)の翌日から施行する。
付則(令和三年九月三〇日訓令甲第三一号)
この訓令は、令和三年十月一日から施行する。
付則(令和四年三月三一日訓令甲第四号)
この訓令は、令和四年四月一日から施行する。
第1号様式(第14条関係)
略
第2号様式(1)(第20条関係)
略
第2号様式(2)(第20条関係)
略