○港区立学校文書管理規程
平成十九年一月二十四日
教育委員会訓令甲第一号
港区立学校文書管理規程(平成二年教育委員会訓令甲第一号)の全部を改正する。
目次
第一章 総則(第一条―第十二条)
第二章 文書等の収受及び配布(第十三条―第十六条)
第三章 文書等の処理(第十七条―第二十二条)
第四章 文書等の浄書及び発送(第二十三条―第二十五条)
第五章 文書等の整理、保管、保存及び廃棄等(第二十六条―第三十三条)
第六章 補則(第三十四条)
付則
第一章 総則
(目的)
第一条 この規程は、学校における文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な執行を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。
一 文書 文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。
二 電子文書 電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)のうち、文書管理システムによる情報処理の用に供するため当該文書管理システムに記録されたものをいう。
三 文書等 文書及び電子文書をいう。
四 学校 港区立学校設置条例(昭和三十年港区条例第六号)第二条に規定する幼稚園、小学校及び中学校をいう。
五 校長 前号に規定する学校の長をいう。
六 起案文書 事案決定のための決裁(専決を含む。以下同じ。)案を記載し、又は記録した文書等をいう。
八 供覧文書 閲覧に供するため、回付する文書等で、意思決定を伴わないものをいう。
九 文書管理システム 電子計算組織(与えられた処理手順に従い、事務を自動的に処理する電子的機器の組織をいう。以下同じ。)を利用して文書等に関する事務の処理及び文書等に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムで、総務部総務課長が管理するものをいう。
十 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。
十一 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
イ 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
ロ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(文書等取扱いの基本)
第三条 文書等は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が円滑かつ適正に行われるように処理しなければならない。
(事案の決裁の方式)
第四条 事案の決裁は、第十七条第一項の電子起案方式による起案文書に当該事案の決裁権者が文書管理システムにより電磁的に表示し、記録する方式(以下「電子決裁方式」という。)により行うものとする。
3 前二項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを要する事案又は軽易な事案については、起案文書によらないで事案の決裁をすることができる。ただし、特に緊急の取扱いを要する事案の決裁については、決裁後に速やかに文書管理システムに記録するものとする。
(文書事務の指導統括)
第五条 文書事務の指導統括に関する事務は、港区教育委員会事務局(以下「事務局」という。)教育推進部教育長室長(以下「教育長室長」という。)が行う。
2 教育長室長は、この文書事務の適正な執行を図るため必要があると認めるときは、学校における文書の取扱いについて実地に調査し、又は校長に対して報告を求めることができる。
(校長の職務)
第六条 校長は、その学校における文書事務が適正に行われるよう所属職員を指揮監督しなければならない。
(文書主任及び文書取扱者の設置)
第七条 学校に文書主任及び文書取扱者を置く。
2 文書主任は、当該学校の副校長をもって充てる。ただし、幼稚園にあっては、当該幼稚園長の指定した者をもって充てる。
3 文書取扱者は、校長が所属職員の中から幼稚園にあっては一名、小学校及び中学校にあっては二名を指定する。
4 校長は、文書取扱者を指定したときは、速やかに事務局教育推進部長(以下「部長」という。)」という。)に通知するものとする。
(文書主任及び文書取扱者の職務)
第八条 文書主任は、校長の命を受け、その所属する学校における次の事務を処理する。
一 起案文書の審査に関すること。
二 文書事務の進行管理に関すること。
三 文書事務の指導、助言及び改善に関すること。
四 その他文書事務に関し必要なこと。
2 文書取扱者は、その所属する学校における次の事務に従事する。ただし、小学校及び中学校の文書取扱者にあっては、校長が必要と認めて担任区分を定めたときは、当該担任区分に従い事務に従事する。
一 文書等の収受、配布及び発送に関すること。
二 文書等の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
三 資料及び図書の整理、保管、保存並びに廃棄に関すること。
四 総合行政ネットワーク文書の受信及び送信並びに電子署名に関すること。
(ファイル担当者の設置等)
第九条 校長は、文書取扱者のうちから、ファイル担当者を指名する。ただし、文書等の発生量が少ないため、ファイル担当者を置く必要がないと認める場合は、この限りでない。
2 ファイル担当者は、その学校の文書主任の職務を補佐する。
(文書管理システムによる処理等)
第十条 別に定めのある場合を除き、文書等の処理及び管理は、文書管理システムにより行うものとする。
(特例管理帳票)
第十一条 同種の文書等を定例的に処理する場合は、校長は、前条の規定にかかわらず、教育長室長の承認を得て、文書管理システムによる管理に代えて当該文書等を管理するための帳票(以下「特例管理帳票」という。)を使用することができる。
(文書等の記号及び番号)
第十二条 収受し、発議し又は発信する文書等には、その日の属する会計年度の数字並びに区及び学校を表す原則として四以内の文字からなる記号を付し、文書記号に連ねて各学校別に一連番号を記載しなければならない。ただし、軽易な文書等は、この限りでない。
2 文書等の番号は、毎年四月一日に第一号から付け始め、翌年三月三十一日に止める。
3 前項の規定にかかわらず、再照会等に係る発議文書等については、その事案の発端となった文書の番号の枝番号を用いることができる。
第二章 文書等の収受及び配布
(学校に到達した文書の処理)
第十三条 学校に到達した文書は、文書取扱者が受領する。
2 文書取扱者は、受領した文書を次表に定めるところにより処理しなければならない。
文書の種類 | 処理方法 |
一 親展(秘)文書 | 親展(秘)文書にあっては、開封せず、封筒に収受印(第一号様式)を押し、文書受領簿に所要事項を記載し、当該文書を校長に配布する。この場合において、校長は、文書の登録をする必要のある文書及び現金書留扱いによる文書については、それぞれ当該処理をさせるため、文書取扱者に返付するものとする。 |
二 書留扱い(現金書留、配達証明、内容証明、特別送達等の取扱いを含む。)又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成十四年法律第九十九号)第二条第六項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第九項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第二項に規定する信書便(以下「信書便」という。)の役務のうち書留扱いに準ずるものとして教育長室長が定める文書 | 開封し、封筒に収受印を押し、文書受領簿に所要事項を記載し、事務担当者に配布する。この場合において、現金書留扱いによる文書は、文書受領簿の備考欄に送付の目的及び当該現金の額を記載するものとする。 |
三 前二号に該当しない文書 | 開封し、その余白に収受印を押印し、教育長室長が定める文書等の管理上必要な事項(以下「文書管理事項」という。)を文書管理システムに登録して、事務担当者に配布する。ただし、金券(現金、郵便切手、為替、小切手等をいう。以下同じ。)が添付されている文書については前号の処理方法の例により処理するものとする。 |
3 次に掲げる文書については、文書管理システムへの登録を省略することができる。
一 ポスター、図書その他これらに類するもの
二 請求書、領収書、見積書、納品書その他これらに類するもの
三 案内書、招待状、お知らせ等で軽易なもの
四 定例的な報告書、連絡文書等で軽易なもの
五 前各号に掲げるもののほか、その内容が軽易なもの
六 事務担当者は、文書の配布を受けたときは、校長の指示によりすみやかに処理しなければならない。
(ファクシミリの利用による収受)
第十四条 ファクシミリに着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。
3 第一項に規定する着信の確認は、定時に行うものとする。
(電磁的記録の受信等)
第十五条 電磁的記録の受信は、通信回線に接続した情報処理システム(文書管理システムを除く。以下「情報処理システム」という。)又は文書管理システムを利用して行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず、校長が必要と認めるときは、フロッピーディスク、光ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。
第三章 文書等の処理
(起案)
第十七条 起案は、規則、訓令等に定めのある場合を除き、文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録すること(以下「電子起案方式」という。)により行うものとする。
3 前二項の規定にかかわらず、軽易な事案に係る起案は、文書に符せんを付け、又は文書の余白に処理案を朱記して行うことができる。
4 定例的に取り扱う事案に係る起案については、校長が教育長室長の承認を得て、第二項に規定する起案用紙に代えて別の起案帳票を用いて行うことができる。
5 起案文書には、起案の理由及び事案の経過を明確にする関係法令等の資料を必要に応じて添えなければならない。
6 起案は、港区公文規程(昭和四十八年港区訓令甲第二十九号)により平易かつ明確に行わなければならない。
(文書等の発信者名)
第十八条 校外へ発送する文書等は、校長名を用いる。ただし、文書等の性質又は内容により、学校名を用いることができる。
(事務担当者の表示)
第十九条 発送する文書等には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて、当該文書等の末尾又は欄外に事務担当者の氏名、電話番号等を記載するものとする。
(起案文書の回付)
第二十条 起案文書の回付は、流れ方式によるものとする。ただし、電子起案方式による起案文書の合議に係る回付については、一斉に回付する方式によることができる。
(供覧)
第二十一条 供覧文書は、電子文書は閲覧者に対して一斉に回付する方式により、文書は供覧用紙に添付して流れ方式により、閲覧者に回付するものとする。ただし、軽易なものについては、その文書の余白に供覧文書である旨の表示をし、閲覧者押印欄を設けて回付することができる。
2 供覧文書の事務担当者は、供覧文書を回付する場合(前項ただし書に規定する場合を除く。)は、文書管理システム又は特例管理帳票に文書管理事項を記録するものとする。
(資料文書の登録)
第二十二条 校長は、起案文書及び収受文書以外の文書で保存年限が一年以上のものを作成し、又は取得した場合においては、文書管理システム又は特例管理帳票に当該文書等に係る文書管理事項を登録するものとする。
第四章 文書等の浄書及び発送
(浄書及び照合)
第二十三条 決裁された事案を施行する場合(文書管理システム又は情報処理システムにより送信する場合を含む。)においては、当該施行に用いようとする文書等(以下「施行文書」という。)を浄書し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合するものとする。
(公印及び電子署名)
第二十四条 照合を終了した文書は、港区教育委員会公印規則(昭和四十二年港区教育委員会規則第一号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、対内文書又は軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。
2 総合行政ネットワーク文書(送信するものに限る。)については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。
3 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、区長が別に定める。
(発送)
第二十五条 発送を要する文書等は、文書管理システムによる送信、情報処理システムによる送信、郵便又は信書便による送付、交換便等適当な方法により発送しなければならない。
第五章 文書等の整理、保管、保存及び廃棄等
(文書等の整理、保管及び保存の基本)
第二十六条 文書は、常に整然と分類整理し、必要なときに取り出せるように保管し、及び保存しておかなければならない。
2 文書の保管及び保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとるとともに、重要な文書は、非常災害に際しいつでも持ち出せるようにあらかじめ準備しておかなければならない。
3 電子文書は、文書管理システムにより整理し、保管し、及び保存するものとする。
(保管期間)
第二十七条 文書は、完結した日の属する年度(年)の翌年度(翌年)を経過するまで、職員室及び事務室において保管するものとする。
(保存年限の種別)
第二十八条 文書等の保存年限の種別は、次の五種とする。ただし、軽易な文書等で保存する必要がないものは、随時廃棄することができる。
一年保存
三年保存
五年保存
十年保存
長期保存
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書等及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等についての保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
3 校長は、文書等の保存年限が前二項の規定により難いと認めるときは、教育長室長の承認を得て、文書等の保存年限の種別を新設することができる。
(保存年限表の作成等)
第二十九条 文書等の保存年限は、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定められなければならない。
2 教育長室長は、共通事案に係る保存年限表を作成し、文書管理システムに登録しなければならない。
3 校長は、特定の文書等について、前項の規定により定められた保存年限表にある保存年限を超えて保存する必要があると認めるときは、教育長室長の承認を得て一年を単位として当該文書等の保存年限を延長することができる。
(保存年限の計算)
第三十条 文書等の保存年限は、当該文書等の完結した日(常時利用する必要がある文書等にあっては、その利用期間が終了する日)の属する会計年度の翌年度の初め(暦年による必要がある文書等は、その完結した日の属する年の翌年の一月一日)から起算する。
2 前項の規定にかからず、会計年度の末に作成し、完結した起案文書で、翌年度の会計事務にかかるものの保存年限は、当該文書等の完結した日の属する会計年度の翌々年度の初めから起算する。
(文書の保存)
第三十一条 学校における文書の保存は、前々年度(前々年)に完結した文書のうち、保存年限が三年以上のものについて、当該文書の発生年度(暦年にあっては、当該暦年)ごとに職員室及び事務室以外の一定の場所に集中して行うものとする。ただし、校長は、文書の発生量、職員室、事務室等の状況により、集中して保存することが不適当であると認めるときは、あらかじめ指定した場所に、分散して保存することができる。
(保存文書の閲覧又は貸出し)
第三十二条 保存文書を閲覧し、又は貸出しを受けようとする者は、文書取扱者に申し出なければならない。
2 前項の申出があったときは、保存文書貸出・閲覧簿に所定の事項を記入の上、閲覧又は貸出しを行うものとする。
3 文書の貸出期間は、十四日以内とする。ただし、校長が必要と認めるときは、この限りでない。
(文書等の廃棄等)
第三十三条 文書取扱者は、保存文書の保存年限が経過したときは、校長の指示を受け、速やかに廃棄するものとする。
2 前項の廃棄は、裁断、焼却その他適切な方法により行わなければならない。
3 校長は、文書の廃棄を行ったときは、廃棄文書の一覧表により教育長室長に報告しなければならない。
4 教育長室長は、毎年度保存年限を経過した電子文書を削除するものとする。
第六章 補則
(委任)
第三十四条 この規程の施行について必要な事項は、教育推進部長が定める。
付則
(施行期日)
1 この訓令は、平成十九年二月一日(以下「施行日」という。)から施行する。
3 第十二条第二項の規定にかかわらず、施行日以後平成十八年度内の文書等の番号は、第一万一号から一連番号により付け始めるものとする。
付則(平成一九年一二月一四日教育委員会訓令甲第一四号)
この規程は、平成十九年十二月二十六日から施行する。
付則(平成二〇年三月二八日教育委員会訓令甲第三号)
この規程は、平成二十年四月一日から施行する。
付則(平成二一年七月一五日教育委員会訓令甲第七号)
この訓令は、平成二十一年七月十五日から施行する。
付則(平成二二年三月二四日教育委員会訓令甲第三号)
この訓令は、平成二十二年四月一日から施行する。
付則(平成三〇年三月三〇日教育委員会訓令甲第一号)
この訓令は、平成三十年四月一日から施行する。
第1号様式(第13条関係)
略
第2号様式(第17条関係)
略