(目的)

第1条　この要綱は、区民等から寄せられる区民の声に迅速かつ的確に対応するとともに、区民の声を区政運営に生かすことにより、区政に関する区民との信頼関係を築き、もって開かれた区政の実現と区民参画による区政運営を推進し、区民と行政が協働により創造的な地域社会を構築する環境の整備を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(区民の声の受付)

第3条　区民の声の受付窓口は、広聴主管課及び区民の声センター(以下「広聴主管課等」という。)とする。ただし、次に掲げるものは、区民の声として受け付けないものとする。

(区民の声の記録)

第4条　広聴主管課等は、第3条の規定により区民の声を受け付けたときは、速やかに必要事項を区民の声データベース(以下「データベース」という。)に記録しなければならない。

(受け付けた区民の声への対応)

第5条　広聴主管課は、受け付けた区民の声を速やかに区長に報告するものとする。

(回答期間等)

第6条　受け付けた区民の声への回答が必要なものについては、原則として区民の声の受付の翌日から14日以内に、主管課から文書又は電話で回答するものとする。この場合において、調査、短期間に多数受け付けた区民の声への対応等により、回答までに14日以上要することが見込まれるときは、おおむね7日以内に遅延理由及び回答時期を申立者に連絡するものとする。

(区民の声への回答方法)

第7条　広聴主管課から区民の声の引継ぎを受けた主管課は、原則として、文書又は口頭により申立人へ回答するものとする。

(区民の声の公表)

第8条　区長は、寄せられた区民の声並びにそれに対する区の対応及び考え方(以下「区の対応」という。)を、広く区民等に公表することを原則とする。

(公表する区民の声及び区の対応)

第9条　区民の声及び当該区民の声に対する区の対応については、原則として、個人情報等を排除したものを庁内で共有するとともに、公表することにより、区民との情報共有を図るものとする。ただし、次に掲げるものは、公表しないことができる。

(公表の方法)

第10条　前条の規定による公表は、おおむね3か月ごとに、港区ホームページ等に掲載することにより行うものとする。ただし、区民の声を短期間に多数受け付け、速やかに区の回答及び考え方を周知することが望ましいと判断される場合には、港区ホームページにより区の対応等の要旨を公表するものとする。

(区民の声の区政への反映)

第11条　受け付けた区民の声については、区政に反映させるように努めるものとする。

(港区区民の声共有・活用会議)

第12条　受け付けた区民の声について庁内で共有するとともに、区政運営への更なる活用について検討するため、港区区民の声共有・活用会議(以下「共有・活用会議」という。)を設置する。

(検討事項)

第13条　共有・活用会議は、次に掲げる事項について検討する。

(組織)

第14条　共有・活用会議は、会長、副会長及び委員並びに幹事をもって組織する。

(運営)

第15条　共有・活用会議は、会長が招集する。

(特別職が参加する会議の報告)

第16条　委員は、総合支所・部局等において、区長と区政を語る会等、特別職が出席し区民・関係団体等から区政に対する意見交換を行う会議等が開催された場合は、その議事を添え、意見交換の要旨を共有・活用会議に報告するものとする。

(意見聴取)

第17条　会長は、必要があると認めるときは、委員以外の者に対して共有・活用会議への出席を求め、その意見を聴くことができる。

(区長への報告と指示)

第18条　会長は、区長に対して定例的に進行状況の報告を行うほか、必要に応じて状況を報告し、指示を受けるものとする。

(検討結果の取扱い)

第19条　共有・活用会議の検討結果事項について、担当課はその結果を尊重し、関係課と連携して政策実現に努めるものとする。

(庶務)

第20条　共有・活用会議の庶務は、企画経営部政策広聴担当において処理する。

(区民の声の取扱い上の注意)

第21条　区の職員は、区民の声を取り扱う上で知り得た個人情報を、区民の声に適切に対応するために必要な範囲内で利用するものとし、個人情報の漏えい、滅失、毀損及び改ざんの防止その他の個人情報の適正な管理に努めなければならない。

(文書の保存等)

第22条　区民の声に係る文書等の保存年限は、10年とする。

(委任)

第23条　この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、企画経営部長が別に定める。