更新日：2023年5月21日

個人情報の取り扱いについて

内容

「企業や行政機関からマイナンバー情報が紛失、漏洩したとの報告は、2017年度～21年度までの5年間で少なくとも約3万5千人」と聞いたことがあります。先日マイナンバーカードを作成するにあたり、芝総合支所にお伺いしたところ説明する方が私の設定予定のパスワードをじっと見ていることがありました。この件は問合せし、マイナンバーカード担当者全員に注意喚起をされたというご回答をいただきましたが、カード作成にあたりパスワードを見ていた方が本人確認書類の写しなどをもっていきましたから、適切に個人情報書類が保管されているのか気になります。
パスワードはすでに変更しました。また、区の委託先業者が高齢者支援の物資を誤配したこともあります。誤配品は留守であった拙宅の玄関に放置され、しかも納品書（依頼者の住所・氏名・携帯番号記載）がすぐにみられる状態になっていました。誤配については高齢者支援の課に連絡し、業者に伝えたというご回答をいただいておりますが、区の個人情報取り扱い規程が緩いのではないかと懸念しております。今一度、個人情報管理について見直しいただき、保管が正しくされているか委託先の取り扱いが適切かご確認いただきますようお願いいたします。

区の対応・考え方

いただいたご意見を共有し、改めて個人情報保護の重要性を啓発いたしました。
なお、本人確認書類の写し等、マイナンバーカード交付時の書類は、照合した後、区の規定により定められている期間、施錠可能な場所で厳重に保管しています。
このように物理的な保護対策を行うとともに、個人情報保護や取扱いについて職員のセキュリティ意識を高めるため、区のセキュリティポリシー、事故事例や対応方法の解説等を行う情報セキュリティ研修を実施し、フォローアップ研修を含め年2回の受講を全員に義務付けています。
次に、高齢者支援の物資の誤配送につきまして、配送業者に確認したところ、マンション名の確認不足が原因で商品を誤った住所へ配送したことを確認いたしました。今後このようなことがないよう、個人情報を適正に管理するよう配送業者を厳重に注意し、再発を防止するよう指導いたしました。
区では、港区個人情報保護条例に基づき、業務を事業者に委託する場合は個人情報等取扱いに関する特記事項を契約書に盛り込んで、事業者に個人情報の適正な管理や秘密保持を義務付けるとともに、委託事業者及び指定管理者の従事者に対して、毎年「個人情報等の適正な取扱い」研修を実施しています。
さらに、必要に応じて個人情報の管理状況等について監査・検査を行い、事業者を指導しております。
これらの取組により、区民の皆様の個人情報の保護に努めております。
なお、港区個人情報保護制度は、令和5年4月1日からは「個人情報の保護に関する法律」に基づく運用に変わります。新たな制度においても個人情報の安全管理措置を厳格に行うことで、引き続き区民の皆様の個人情報を厳正に管理してまいります。

担当課

芝地区総合支所区民課個人番号カード交付推進担当
総務部総務課個人情報保護・情報公開担当
保健福祉支援部高齢者支援課在宅支援係

ご意見をいただいた時期

令和5年2月

関連分野

区政情報-情報公開・個人情報保護-個人情報保護