誤発送による個人情報の流出について

区は、令和5年4月の認可保育園入所者に、復職証明書の提出を求める通知（記載事項：住所、氏名）を送付する際、誤って1件別の方の通知を同封し送付してしまいました。

区は再発防止に向け、発送作業時の事務処理手順等を見直して、個人情報の扱いに厳正を期すとともに、再発防止策を徹底し、区民の皆様の信頼回復に努めてまいります。

経緯

令和5年6月1日（木曜）、高輪地区総合支所区民課は、令和5年4月の認可保育園入所者のうち、育児休業からの復職予定で保育園に入所申込をした区民33名に対し、復職証明書の提出を求める通知を送付しました。

6月6日（火曜）、通知を受け取った1名の方から、「他人の通知が同封されている」と区に連絡が入り、1件の誤発送が判明しました。

区は、誤った書類が届いた方のご自宅を訪問して、直接謝罪をするとともに、誤発送となった通知文を回収しました。

また、本来通知が送付されるべき方に、速やかに連絡をとり、謝罪をしました。

原因

書類発送の際は複数職員で発送物を確認していますが、封入担当者と封緘担当者は、封入物が1枚のため、窓枠封筒の宛名のみ確認し、封入物の枚数確認をせずに発送してしまい、見落としがありました。

再発防止策

区は、今後このような誤りを起こさないため、直ちに、複数で封入物の確認ができるスペースの確保や別の書類が混在することがない場所で行うように作業環境の見直しを行い、区で発送物の送付時に使用している「チェックリスト」手順の順守を徹底するよう再確認を行いました。

また、職員に個人情報の取扱いに関する研修を実施し、個人情報の重要性を再認識し、緊張感を持って業務にあたるよう、職員へ指導してまいります。