戸籍の附票の写しの誤交付について

区は、戸籍の附票の写し（以下「戸籍の附票」といいます。）の交付請求を郵送で受け付けた際、請求対象者とは別人の戸籍の附票1通を誤って交付してしまいました。誤交付した戸籍の附票には、氏名・生年月日・性別・住所・住定日が記載されています。

区は再発防止に向け、証明書の交付の取り扱いについて厳正を期すことを徹底し、区民の皆さまの信頼回復に努めてまいります。

経緯

令和5年1月4日（水曜）、芝地区総合支所区民課において、郵送で戸籍全部事項証明書（以下「戸籍謄本」といいます。）と戸籍の附票の交付請求を受け付けました。

担当者はシステム端末で戸籍謄本を出力した後、いったん作業を終了し、その後、請求対象者の氏名を手掛かりに戸籍の附票を作成しましたが、同姓同名の別人の戸籍の附票を請求対象者のものと勘違いして発行手続きを進め、そのまま誤交付してしまいました。

4月7日（金曜）に上記の請求者から区に対し、戸籍の附票が別人のものであると連絡があり、担当者が確認したところ、別人の戸籍の附票を交付していたことが判明しました。

区は、請求者と誤交付した戸籍の附票の該当者に速やかに謝罪し、誤交付した戸籍の附票を回収するとともに、請求者に正しい戸籍の附票をお渡ししました。

原因

請求された内容に基づき戸籍をシステムで検索する際、氏名のみで確認し、生年月日や本籍等、2項目以上の確認を行わず、審査段階においても見落としがありました。

再発防止策

区は、今後このような誤りを起こさないため、証明書を交付する際は2項目以上の入力によるシステム検索を徹底し、氏名だけでなく生年月日及び本籍等の記載内容が請求内容と一致しているか、必ず複数の職員で確認します。

併せて、職員には個人情報の重要性を再認識させるとともに、緊張感を持って業務にあたるよう指導してまいります。