行政文書の誤廃棄について

街づくり支援部住宅課において、すまいの専門相談の申込書248枚（令和7年4月から令和8年3月分まで）（以下「申込書」といいます。）を誤廃棄したことが判明しました。申込書には、相談者延べ248名分の氏名、住所、電話番号及び相談内容が記載されていました。
区は再発防止に向け、個人情報の取扱いについて厳正を期すとともに、再発防止策を徹底し、区民の皆さまの信頼回復に努めてまいります。

経緯等

令和8年4月15日（水曜）、職員が書類を整理するため、申込書を住宅課執務室内の施錠可能な部屋に一時的に保管しました。
令和8年4月20日（月曜）、当該職員が申込書を確認しようとしたところ、保管していた場所に申込書がないことに気づき、執務室内を捜索しましたが発見には至りませんでした。
ほかの職員を含めて、申込書を外部へ持ち出しておらず、令和8年4月14日（火曜）から17日（金曜）まで、同部屋において、保管期間を満了した文書の廃棄作業をしていたことから、申込書が他の書類に紛れて廃棄文書として事業者に引き渡され、誤って廃棄した可能性が高いと考えています。
また、現時点で個人情報が外部に流出した事実は確認されていません。

原因

職員が申込書を定められた保管場所と異なる場所に、一時的に保管したことに加え、同じ部屋で文書の廃棄作業をしていた別の職員との間で、互いの作業状況を十分に把握できていなかったことにより発生しました。

再発防止策

今後、同様の事故を起こさないよう、当該職員に対し、申込書の取扱い及び保管のルールを順守するよう厳重注意するとともに、全ての職員が個人情報の重要性を改めて認識し、緊張感を持って業務に当たるよう指導しました。
また、文書に関する作業を行う際には、必ず職員間で情報共有し、複数の職員で書類の確認を徹底します。