委任状について

区民の声の要旨

先月１４日に赤坂区民センターに転入届をしたが，その際，担当者は委任状に「生年月日」「電話番号」が必要とのことである。
根拠を確認したが，即答できず延々と調べた結果が住民基本台帳法施行規則第８条の２であるという。
委任状に「生年月日」「電話番号」を記入することは初耳であり，必須要件とはなり得ないというと，「区の様式である」とのこと。「区の様式である」であるなら，何という法令の様式第何号に定めがあるのか答えられない。結果，転入届から住民票を取得するのに１時間４５分もかかったことは許し難い。
役所は，法令執行する機関でありながら，来客者に求めたことの意味を知らず惰性でしているのであれば，法的認識が欠落している。結果、上司が謝られたが，職員の法的知識取得のための研修は施されているのか。

区の対応・考え方の要旨

この度は赤坂地区総合支所区民課での転入の手続き及び住民票取得の際に、大変お時間がかかりお待たせし、申し訳ありませんでした。
委任状については、区ホームページに掲載しているものをお持ちいただいたものと思います。区ホームページでは、委任状の記載例として掲載しており、氏名、住所、委任の内容の他に、生年月日や電話番号を記載できるようにしています。
生年月日や電話番号については、代理人の方のより厳格な本人確認や、手続きに不備がないように必要に応じて申請者ご本人へ確認を行うために、区として記載をお願いしているもので、それらの記載がないからといって、委任状としてお受けできないものではございません。
今回、お客様への説明が不十分であった点については、大変、申し訳ございませんでした。職員には、上記の趣旨を踏まえたうえで、委任状の確認及び受付を行うよう、改めて指導、徹底いたしました。
今後とも、住民基本台帳法や戸籍法等の関係法令に則った適切な窓口対応及び事務処理に努めてまいりますので、何卒、ご理解の程、よろしくお願い申し上げます。

担当課

赤坂地区総合支所区民課

ご意見をいただいた時期

2024年6月

暮らし・手続き-届出・登録・証明-住民登録関係届出

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