施設予約の支払い方法とペナルティについて

区民の声の要旨

私は生涯学習センター（ばるーん）を利用して、歌のサークルを開催しているものです。昨年秋から変わった施設予約システムについて、意見を言いたい。予約システムが変わり、それに伴いキャンセル期限が利用日の7日前までに変更になりました。利用日の7日前までのキャンセルの場合はペナルティはないですが、7日を切ってからのキャンセルの場合は30日間新規の申し込みができなくなります。以前、無断キャンセルがかなり多かったので話し合いの末こう決まったとのことで、それは仕方がないことだと思います。ただし、ペナルティに関しては、「熱中症アラートが発令された日に関しては直前キャンセルによる新規受付の制限を適用しない」という例外はあります。
今回、明日8/29日が予約日ですが、台風10号の接近・上陸予報により、新幹線で通っているサークルのピアノの先生が計画運休のため来れないこととなり、自主練習を検討するも、みなメンバーが66歳以上と高齢な事を考慮し、今回は練習をやむなく見送ることになりました。その連絡を先ほど生涯学習センターに連絡したところ、そのキャンセル料のお支払いが、事前の支払いも、後日の支払いも受け付けない、予約当日のみ直接支払いに来い、とのことでした。豪雨強風、危険な中でも徹底して施設に来て支払わせるという規則は、おかしいのではないでしょうか。あらかじめ連絡しているのだから、台風の影響のためのキャンセルであれば、特例をつくる事はできないのですか。生涯学習センターの馬場所長とも話しましたけれど、決まりなので自分ではどうしようもできないとのことでした。施設予約について担当の企画経営部の主任と電話で話しましたが、熱中症アラートが発令した時にはキャンセルのペナルティはないけれど、台風については、実際に上陸した当日にならないと、ホームページ上に予約キャンセルについての発表が出ないとのことでした。これは色々なサークルの人達とも話し合って決めたことだと、全く聞き入れてもらえませんでした。予約キャンセルのペナルティについては実際にホームページ上に発表するデジタル担当の職員も知らなかったと言っていました。担当以外、誰も予約キャンセルのペナルティのあり方（熱中症アラート、台風上陸の場合）について知らなかったと言うのはおかしいのではないでしょうか？
私は都外在住ですが、今回、きまりはきまりとまで言われたら仕方がないので、途中で電車が止まろうと悪天候になろうと、利用料の支払いは危険を顧みず這ってでも何でも明日行きます。他の在住メンバーは高齢なので、悪天候の中代理で行かせる訳にはいきませんし、当日に行かなければ、更なるペナルティがかかってしまうのですから。
全ての利用者に対して公平にするためのきまりとのことですが、人命の関わるような災害時などの場合、事前に連絡をしたサークル等については、事前あるいは後日の支払いも認めるとか、今一度検討もらいたいです。
企画経営部の主任は「貴重なご意見を…」とは言うものの、一切検討するような口調ではありませんでした。主任からの回答は希望しないけれど、この件はぜひ区長に伝えてほしいです。
非常時の施設予約のペナルティのあり方と利用料金の支払いについて、ぜひ検討してほしい。

区の対応・考え方の要旨

施設の使用料の支払いについて、これまでは、施設の利用決定日から10日以内に使用料をお支払いただく運用としており、事前に使用料の支払のために施設に来所する必要がありましたが、施設利用者の負担を軽減するため、令和５年10月の施設予約システムの更新と合わせて、支払期限を利用当日に変更いたしました。それに伴い、直前キャンセル・無断キャンセルに対するペナルティを事前にお支払いいただいた使用料に対する「還付金の減額」から「新規予約の制限」に変更しております。
使用料の支払い方法については、実際に施設をご利用いただく場合、利用当日に必ずご来所いただくことも踏まえて、利用者負担の軽減も考慮し、事前払いではなく当日払いとさせていただいております。また、区有施設の貸室等をより多くの方にご利用いただけることを念頭に置いたうえで、施設の運営を行っており、直前キャンセルによるペナルティ適用免除のための事前及び事後払いについては認めておりませんのでご理解いただきますようお願いいたします。
一方、これまで、台風の上陸などが想定される場合には、その都度、区で判断の上、指定した日については予約制限の適用をしないこととしておりましたが、ご指摘の点を踏まえ、大雨や強風などの悪天候時における直前キャンセル時における「新規予約の制限」の取扱いについては検討してまいります。

担当課

企画経営部企画課

ご意見をいただいた時期

2024年8月

子ども・家庭・教育-学校・幼稚園・教育-教育

関連分野

子育て・教育