区民の声の返信はメールでいい

区民の声の要旨

何件か相談を寄せているが、返事は郵送で手紙を送って来る必要はないので、メールで返信も選べるようにしてほしい。

区の対応・考え方の要旨

電子メールは、パソコン・携帯電話から簡単にデータを送受信することができ、送受信履歴が残る等数多くのメリットがあります。しかし、誤送信やデータの覗き見、本人以外のなりすまし、データの改ざんの危険性など、個人情報保護や情報セキュリティの面で問題点も存在します。
港区の区民の声対応要綱第17条では、「区民の意見を適切に取り扱うため、個人情報の保護を徹底すること」と規定しています。また、第6条では、「回答は原則として電話または文書により行うこと」が明記されています。これにより、区では区民の皆様の個人情報を守るため、電子メールでの返信は避け、電話または郵送文書での回答を基本としています。
さらに、港区の区民の声への対応に関する事務取扱要領第6条では、「寄せられた意見には14日以内に回答すること」と規定しています。これにより、区では迅速な対応を確保しており、メールでも文書でもスピード感に差はありません。この対応は、個人情報の安全性を確保するために必要な措置であることをご理解いただければ幸いです。

担当課

企画経営部政策広聴担当

ご意見をいただいた時期

2024年7月

子ども・家庭・教育-学校・幼稚園・教育-教育

関連分野

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