一　港区公文規程の適用対象

港区公文規程(以下「公文規程」という。)の適用対象となるのは、区長の補助執行部局において用いられる公文全てである。

(注一)公文は全て日本語を用いて作成されるべきものである。公文規程は、この前提に立つて制定されている。

(注二)公文は、公文書の作成に用いる文の意義であり、公文書作成に用いる用紙、表記手段等に関する事項を含んでいない。

(注三)公文中に引用する文には、引用という事柄の性質上公文規程に定める漢字、送り仮名及び仮名遣いについての制限規定は適用がない。

二　公文書作成に用いる用紙、公文の表記手段等

公文規程は、その性質上公文に関する事項以外の事項については規定しなかつたが、公文書(帳票類を除く。)作成に用いる用紙、表記手段等については、次に定めるところによる。

(一)　用紙

原則としてA四判の大きさの紙を縦長に用いる。

(二)　表記手段

原則として、黒色のインク等を用いてのペン若しくはボールペンによる手書き、パーソナルコンピューターによる印字、印刷又は複写とする。

(注一)摩擦に伴う温度変化等により消色するインクを用いたペン又はボールペンは、公文書の作成には用いない。

(注二)左記の表記手段は、長期間利用保存される公文書の作成には用いない。

ア　赤色インクのボールペン

イ　ジアゾ式複写機による複写

(三)　文書のとじ方

文書は、左とじとする。ただし、縦書文書のみをとじるときは右とじとする。

(注)縦書文書と横書文書を一つにとじる場合の縦書文書は、左側に余白のあるものにあつては左側をとじ、左側に余白のないものにあつては裏返してとじることとなる。

三　公文書に関する他の規程

公文書に関する規定の主たるものとしては、公文規程以外に次のものがある。公文書作成については、公文規程のほかこれら規則及び規程に従うこと。

(一)　港区公印規則(平成四年港区規則第六十八号)

公印の印影印刷について定めている。(第十四条)

(二)　港区会計事務規則(昭和三十九年港区規則第五号)

次の事項を定めている。

ア　支出命令書等の首標金額の表示に用いる数字等(第十三条)

イ　支出命令書等の金額、数量等の訂正方法(第十四条)

(三)　港区文書管理規程(平成十八年訓令甲第四十九号)

次の事項を定めている。

ア　文書番号の記入(第十三条)

イ　起案文書の様式等(第二十条)

ウ　文書の発信者名(第二十一条)

エ　公印の押印(第三十一条)

(四)　文書の左横書き実施に関する規程(昭和三十五年港区訓令甲第六号)

文書の書式及び体裁を左横書きに統一することを定めている。

(五)　港区工事施行規程(昭和五十九年港区訓令甲第二十一号)

起工に係る起案文書の様式の特例について定めている。(第十一条)

第二　公文の種類(第二条関係)

公文書は、その性質、使用目的等に応じ、公文規程第二条各号に掲げられた種類の公文のいずれかを用いて作成すること。

(注)公文の種類の分類基準としては、その公文を用いて作成される公文書の性質による場合等が考えられるが、公文規程においては現在頻繁に用いられている公文の形式を分類基準として公文の種類を定めている。

なお、公文の種類としては、辞令文、起案文等を独立の公文の種類として取り扱うことも考えられるが、これらについては特に形式を定める実益に乏しいこと、特定の形式を定め得ないこと等により、公文規程においては、一括して「不定形文」として分類している。

第三　公文の文体、用語等(第三条関係)

一　公文の作成の基本方針

(一)　努めて平易な言葉、無理のない言い回しを用いる。

(二)　誤解を生ずるおそれのない言葉、行き届いた言い回しを用いる。

(三)　努めて簡潔な言い回しを用いる。

二　公文の文体、表現等

(一)　文体

公文の文体は、法令等に様式又は基準等の定めのある場合等を除き、「です・ます」体を用いる。

(二)　構成、表現

ア　文語脈の表現はなるべくやめて、平明なものとする。

イ　文章はなるべく区切って短くし、接続詞や接続助詞などを用いて文章を長くすることを避ける。

ウ　文の飾り、曖昧な言葉、回りくどい表現は、できるだけやめて、簡潔な、論理的な文章とする。

敬語についても、なるべく簡潔な表現とする。

エ　内容に応じ、なるべく箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とする。

オ　文章には、濁点及び半濁点を必ず用いる。

(三)　文法

公文の文法は、義務教育課程において用いられる共通語(いわゆる標準語)についての文法に従う。

三　用語

(一)　用語についての基本的留意事項

ア　特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いることをやめて、日常一般に使われている易しい言葉を用いる。

(例)

救援する→救う　懇請する→お願いする　一環として→一つとして　即応した→かなつた

イ　使い方の古い言葉を使わず、日常使い慣れている言葉を用いる。

(例)

彩紋→模様・色模様

ウ　言いにくい言葉を使わず、口調のよい言葉を用いる。

(例)

遵守する→守る

しゆんじゆんする→ためらう

エ　音読する言葉はなるべく避け、耳で聞いて意味のすぐ分かる言葉を用いる。

(例)

橋梁×→橋　塵埃××→ほこり　眼蓋→まぶた　充填する→埋める・詰める　陳述する→述べる　堅持する→固く守る

(注)×印は、「常用漢字表」(平成二十二年内閣告示第二号)にない漢字であることを示す(以下カにおいて同じ。)。

オ　音読する言葉で、意味の二様に取れるものは、なるべく避ける。

(例)

協調する(強調する)→歩調を合わせる。

カ　「常用漢字表」にない漢字を用いて初めて意味の分かる言葉を仮名で置き替えることはなるべく避け、別の同意義の言葉を用いる。

(例)

欺罔×→だます(「ぎもう」と書かない。)

キ　公文全体を通じて統一ある表現となるような難易・正俗のむらのない用語を用いる。

(二)　特定の用語使用についての留意事項

ア　本来は文語体の用語であるが公文に使用して支障のない用語

(ア)　「あり」「なし」「同じ」

簡単な注記や表の中などでは用いてよい。

(例)

所有の有無　あり

障害発生の見込み　なし

右に同じ

(イ)　「たる」

「たる」の形のみを用い、「たり」「たれ」等の形はどんな場合にも用いない。

(例)

港区の代表者たる区長

調査権の発動たる説明要求

(ウ)　「べき」

「べき」の形のみを用い、「べし」「べく」等の形はどんな場合にも用いない。

(例)

提出すべき報告書

生きるべき道

論ずべき問題

イ　使用方法の紛らわしい助詞

(ア)　「と」

並列を表わす意味に用いるときは、なるべく最終の語句の後にも付ける。

(例)

東京と大阪との間

赤と青と黒とを用いる

(イ)　「から」

時及び所について起点を示すときは、この語を用い、「より」を用いない。

(例)

三時から始める。

部長から説明があつた

(ウ)　「の」

主語を示す場合に用いてよい。

(例)

条例の定めるところによる。

用法の一定しない場合

(エ)　「ば」

「ならば」の「ば」は、略さないで用いる。

(例)

文章が到達したならば、直ちに回覧する。

(オ)　「な」

「な」の形のみを用い、「なる」の形は用いない。ただし「いかなる」は、用いてよい。

(例)

必要な書類

平等な扱い

ウ　使用方法の紛らわしい助動詞

(ア)　「う」「よう」

「う」「よう」は、意思を表す場合にのみ用いる。ただし、「であろう(でありましよう、でしよう)」と用いる場合は、推量を表わす意味で用いてよい。

(例)

回答するであろう(推量)「回答しよう」、推量は用いない。)

(イ)　「ます」の形のみを用い、「まする」「ますれば」「ませ(まし)」の形を用いない。

(例)

ありますが

ありますけれど

(ウ)　「ぬ」

「ん」「ず」の形のみを用い、「ぬ」「ね」の形は用いない。

(例)

知りません

知らずに犯した罪

(エ)　「まい」

打消しの推量を表す場合にも意思を表わす場合にも用いない。

(オ)　「だ」

「だ」「だろう」「だつた」の形は用いないで、「である」「であろう」「であつた」を用いる。

四　用字

(一)　漢字

第四の一から三までの項による。

(二)　仮名

外来語又は外国(漢字が国語の表記に用いられる国を除く。)の地名・人名は、片仮名で書く。ただし、「かるた」「たばこ」などのような外来語の意識の薄くなつているものは、平仮名で書いてもよい。

(三)　数字

ア　縦書きの場合には、一、二、三、十、百(特に必要がある場合には、壱、弐、参、拾)等の漢字を用いる。ただし、条文形式をとる公文中で条文の項を表す場合等は、アラビア数字を用いる。

イ　横書きの場合には、アラビア数字を用いる。ただし、次の場合には、漢数字を用いる。

(ア)　固有名詞を表す場合

(例)

芝公園一丁目　麻布十番

(イ)　概数を表す場合

(例)

数十日　四五日

(ウ)　数量的意味の薄い語を表す場合

(例)

一般　一部分　四分五裂

(エ)　桁の大きい数を表す場合

(例)

一、九〇〇億　一二〇万

(オ)　慣習的な言葉を表す場合

(例)

一休み　二言目　四つ　五つ

(四)　外国文字

公文には、原則として外国文字を用いない。ただし、次のような場合には、例外的に外国文字を用いる。

ア　外国人をも対象とする申請書等の様式を定める場合で、その様式等に用いられた日本語の補足説明の用語として外国語を用いるとき。

イ　工事関係の起案文、設計図表等で計量の単位を簡略に表す必要がある場合に、その計量の単位の記号として計量単位規則(平成四年通商産業省令第八十号)の定める計量単位についての略語を用いるとき。

ウ　工事関係の設計図面等の説明文中に通常工事関係者間で用いられている外国文字で表す記号を用いるとき。

エ　文の項目を細別する場合で特に必要があるとき。(六の(二)のイ参照)

五　符号

(一)　通常用いる符号

公文に通常用いる符号は、次のとおりとする。

ア　「、」(点)

文の読点として用いる。

なお「、」は、縦書文で億、万、千、百等の数詞を用いずに数を表わす場合の数の桁を示す符号としても用いる。

イ　「。」(丸)

文の句点として用いる。

ウ　「・」(中点)

事物の名称等を列挙する場合であつて「、」又は「，」(横書文の読点として用いたときに限る。)を用いることが適当でないときは、それぞれの名称の間に用いる。

なお、「・」は、縦書文で億、万、千、百等の数詞を用いずに数を表す場合の単位を示す符号として用いる。

エ　「，」(コンマ)

アラビア数字の桁を示す場合に用いる。

なお、横書文の読点として用いてもよい。

オ　「「　」」(かぎ括弧)

特に示す必要がある事物の名又は語句を明示する場合に用いる。

カ　「(　)」(丸括弧)

注記をする場合に用いる。

キ　「．」(ピリオッド)

アラビア数字の単位を示す場合に用いる。

(注)主として、横書形式の符号を掲げた(以下(二)において同じ。)。

(二)　通常用いない符号

次に例示するような符号は、これらを用いることにより、よりよく公文の内容が理解できると認められる場合等特に必要がある場合に限つて用いる。

ア　「『　』」(二重かぎ括弧)

イ　「〔　〕」(角型括弧)

ウ　「｛　｝」(くくり型括弧)

エ　「―」(ダッシュ)

オ　「～」(波型)

カ　「－」(ハイフン)

キ　「→」(矢印)

ク　「」「」(くくり)

ケ　「々」「ゝ」「ゞ」「」「〃」(繰り返し符号)

六　次の項目を細別する場合の順序

(一)　細別順序の原則

ア　横書きの場合は、次の順序による。

イ　縦書きの場合は、次の順序による。

(二)　細別順序の例外

ア　条文形式を用いる公文の場合は、公文規程別記一に定める例による。

イ　細別が多段階にわたる場合は、(一)のア及びイを交互に混用するほかアルファベット、ローマ数字を用いてもよい。

ウ　細別が少段階である場合には、必ずしも「第一」又は、「第1」から始める必要はない。

第四　使用漢字の範囲等(第四条関係)

一　常用漢字表使用上の注意事項

(一)　「常用漢字表」にある漢字で書き表せない言葉は、仮名書きにするか、又は別の言葉に換える。この書換え又は言換えの標準は、次のとおりとする。

ア　仮名書きにする。

(例)

纏×める→まとめる

揃×える→そろえる

綴×る→つづる

貰×う→もらう

看做×す→みなす

封緘×→封かん

佃×煮→つくだ煮

艀×→はしけ

(注)×印は、「常用漢字表」にない漢字であることを示す(以下(イ)、イ、ウ及びエにおいて同じ。)。

(ア)　仮名書きにする場合の基準一

漢語でも、漢字を外しても意味の通る使い慣れたものは、そのまま仮名書きにする。

(例)

あつせん　でんぷん　れんが

(イ)　仮名書きにする場合の基準二

他によい言換えがなく、又は言換えをしては不都合なものは、「常用漢字表」にない漢字だけを仮名書きにする。

(例)

改竄×→改ざん　口腔×→口こう　煤×煙→ばい煙

イ　「常用漢字表」中の音が同じで、意味の似た漢字で書換える。

(例)

車輛×→車両　煽×動→扇動

碇×泊→停泊　編輯×→編集

哺×育→保育　抛×棄→放棄

傭×人→用人　聯×合→連合

ウ　同じ意味の漢語で言い換える。

(ア)　意味の似ている、用い慣れた言葉を使う。

(例)

印顆×→印形　改悛×→改心

(イ)　新しい言葉を工夫して使う。

(例)

剪×除→切除　溢×水→出水

エ　漢字を易しい言葉で言い換える。

(例)

庇×護する→かばう　漏洩×する→漏らす

(二)　「常用漢字表」にない漢字を用いた専門用語等であつて、他に言い換える言葉がなく、しかも仮名で書くと理解することができないと認められるものについては、「常用漢字表」にない漢字をそのまま用いる。この場合、漢字には振り仮名を付ける。

(例)

按あん分　瑕疵かし　砒ひ素

二　常用漢字表の音訓の使用上の注意事項

(一)　「常用漢字表」の音訓の使用については、次の事柄に留意すること。

ア　次のような代名詞は、漢字で書く。

(例)

俺　彼　誰　何　僕　私　我々

イ　次のような副詞及び連体詞は、漢字で書く。

(例)

副詞

余り　至つて　大いに　恐らく　概して　必ず　必ずしも　辛うじて　極めて　殊に　更に　実に　少なくとも　少し　既に　全て　切に　大して　絶えず　互いに　直ちに　例えば　次いで　努めて　常に　特に　突然　初めて　果たして　甚だ　再び　全く　無論　最も　専ら　僅か　割に

連体詞

明くる　大きな　来る　去る　小さな　我が(国)

ただし、次のような副詞は、仮名で書く。

(例)

かなり　ふと　やはり　よほど

ウ　次の接頭語は、その接頭語が付く語を漢字で書く場合は、漢字で書き、その接頭語が付く語を仮名で書く場合は、仮名で書く。

(例)

御案内(御＋案内)　御挨拶(御＋挨拶)

ごもつとも(ご＋もつとも)

エ　次のような接尾語は、仮名で書く。

(例)

げ(惜しげもなく)

ども(私ども)

ぶる(偉ぶる)

み(弱み)

め(少なめ)

オ　次のような接続詞は、仮名で書く。

(例)

おつて　かつ　したがつて　ただし　ついては　ところが　ところで　また　ゆえに

ただし、次の四語は、原則として、漢字で書く。

及び　並びに　又は　若しくは

カ　助動詞及び助詞は、仮名で書く。

(例)

ない(現地には、行かない。)　ようだ(それ以外に方法がないようだ。)　ぐらい(二十歳ぐらいの人)　だけ(調査しただけである。)　ほど(三日ほど経過した。)

キ　次のような語句を、(　)の中に示した例のように用いるときは、仮名で書く。

(例)

ある(その点に問題がある。)

いる(ここに関係者がいる。)

こと(許可しないことがある。)

できる(誰でも利用ができる。)

とおり(次のとおりである。)

とき(事故のときは、連絡する。)

ところ(現在のところ差し支えない。)

とも(説明するとともに意見を聞く。)

ない(欠点がない。)

なる(合計すると一万円になる。)

ほか(そのほか・・・、特別の場合を除くほか・・・)

もの(正しいものと認める。)

ゆえ(一部の反対のゆえにはかどらない。)

わけ(賛成するわけにはいかない。)

・・・かもしれない(間違いかもしれない。)

・・・てあげる(図書を貸してあげる。)

・・・ていく(負担が増えていく。)

・・・ていただく(報告していただく。)

・・・ておく(通知しておく。)

・・・てください(問題点を話してください。)

・・・てくる(寒くなつてくる。)

・・・てしまう(書いてしまう。)

・・・てみる(見てみる。)

・・・てよい(連絡してよい。)

・・・にすぎない(調査だけにすぎない。)

・・・について(これについて考慮する。)

ク　次の語句を例規文で用いるときは、仮名で書く。

(例)公の秩序を乱すおそれがあると認められるとき。

因る→よる

(例)この条例の定めるところによる。

(二)　「常用漢字表」の範囲内の音訓によつては、漢字で書き表せない言葉は、一の(一)に定める標準に準じて書換え又は言換えをする。

(例)

拘らず→かかわらず　止める→やめる　質す→質問する

三　常用漢字表の字体の使用上の注意事項

「常用漢字表」の字体の使用については、「常用漢字表」に定める「字体についての解説」に従うこと。

四　送り仮名の付け方使用上の注意事項

(一)　単独の語

ア　活用のある語は、「送り仮名の付け方」(昭和四十八年内閣告示第二号)の本文の通則1の「本則」・「例外」及び通則2の「本則」の送り仮名の付け方による。

イ　活用のない語は、「送り仮名の付け方」の本文の通則3から通則5までの「本則」・「例外」の送り仮名の付け方による。

ウ　表に記入したり、記号的に用いたりする場合には、次の例に示すように、(　)の中の送り仮名を省く。

(例)

晴(れ)　曇(り)　問(い)　答(え)　終(わり)　生(まれ)

(二)　複合の語

ア　イに該当する語を除き、「送り仮名の付け方」の本文の通則6の「本則」の送り仮名の付け方による。ただし、活用のない語で読み間違えるおそれのない語については、「送り仮名の付け方」の本文の通則6の「許容」の送り仮名の付け方により、次の例に示すように送り仮名を省く。

(例)

明渡し　預り金　言渡し　入替え　植付け　魚釣用具　受入れ　受皿　受持ち　受渡し　渦巻　打合せ　打合せ会　打切り　内払　移替え　埋立て　売上げ　売惜しみ　売出し　売場　売払い　売渡し　売行き　縁組　追越し　置場　贈物　帯留　折詰　買上げ　買入れ　買受け　買換え　買占め　買取り　買戻し　買物　書換え　格付　掛金　貸切り　貸金　貸越し　貸倒れ　貸出し　貸付け　借入れ　借受け　借換え　刈取り　缶切　期限付　切上げ　切替え　切下げ　切捨て　切土　切取り　切離し　靴下留　組合せ　組入れ　組替え　組立て　くみ取便所　繰上げ　繰入れ　繰替え　繰越し　繰下げ　繰延べ　繰戻し　差押え　差止め　差引き　差戻し　砂糖漬　下請　締切り　条件付　仕分　据置き　据付け　捨場　座込み　栓抜　備置き　備付け　染物　田植　立会い　立入り　立替え　立札　月掛　付添い　月払　積卸し　積替え　積込み　積出し　積立て　積付け　釣合い　釣鐘　釣銭　釣針　手続　問合せ　届出　取上げ　取扱い　取卸し　取替え　取決め　取崩し　取消し　取壊し　取下げ　取締り　取調べ　取立て　取次ぎ　取付け　取戻し　投売り　抜取り　飲物　乗換え　乗組み　話合い　払込み　払下げ　払出し　払戻し　払渡し　払渡済み　貼付け　引上げ　引揚げ　引受け　引起し　引換え　引込み　引下げ　引締め　引継ぎ　引取り　引渡し　日雇　歩留り　船着場　不払　賦払　振出し　前払　巻付け　巻取り　見合せ　見積り　見習　未払　申合せ　申合せ事項　申入れ　申込み　申立て　申出　持家　持込み　持分　元請　戻入れ　催物　盛土　焼付け　雇入れ　雇主　譲受け　譲渡し　呼出し　読替え　割当て　割増し　割戻し

イ　活用のない語で慣用が固定していると認められる次の例に示すような語については、「送り仮名の付け方」の本文の通則7により、送り仮名を付けない。

(例)

合図　合服　合間　預入金　編上靴　植木　(進退)伺　浮袋　浮世絵　受入額　受入先　受入年月日　請負　受付　受付係　受取　受取人　受払金　打切補償　埋立区域　埋立事業　埋立地　裏書　売上(高)　売掛金　売出発行　売手　売主　売値　売渡価格　売渡先　絵巻物　襟巻　沖合　置物　奥書　奥付　押売　押出機　覚書　(博多)織　折返線　織元　織物　卸売　買上品　買受人　買掛金　外貨建債権　概算払　買手　買主　買値　書付　書留　過誤払　貸方　貸越金　貸室　貸席　貸倒引当金　貸出金　貸出票　貸付(金)　貸主　貸船　貸本　貸間　貸家　箇条書　貸渡業　肩書　借入(金)　借受人　借方　借越金　刈取機　借主　仮渡金　缶詰　気付　切手　切符　切替組合員　切替日　くじ引　組合　組入金　組立工　倉敷料　繰上償還　繰入金　繰入限度額　繰入率　繰替金　繰越(金)　繰延資産　消印　月賦払　現金払　小売　小売(商)　小切手　木立　小包　子守　献立　先取特権　作付面積　挿絵　差押(命令)　座敷　指図　差出人　差引勘定　差引簿　刺身　試合　仕上機械　仕上工　仕入価格　仕掛花火　仕掛品　敷網　敷居　敷石　敷金　敷地　敷布　敷物　軸受　下請工事　仕出屋　仕立券　仕立物　仕立屋　質入証券　支払　支払元受高　字引　仕向地　事務取扱　事務引継　締切日　所得割　新株買付契約書　据置(期間)　(支出)済(額)　関取　備付品　(型絵)染　ただし書　立会演説　立会人　立入検査　立場　竜巻　立替金　立替払　建具　建坪　建値　建前　建物　棚卸資産　(条件)付(採用)　月掛貯金　付添人　漬物　積卸施設　積出地　積立(金)　積荷　詰所　釣堀　手当　出入口　出来高払　手付金　手引　手引書　手回品　手持品　灯台守　頭取　(欠席)届　留置電報　取扱(所)　取扱(注意)　取入口　取替品　取組　取消処分　(麻薬)取締法　取締役　取立金　取立訴訟　取次(店)　取付工事　取引　取引(所)　取戻請求権　問屋　仲買　仲立業　投売品　並木　縄張　荷扱場　荷受人　荷造機　荷造費　(春慶)塗　(休暇)願　乗合船　乗合旅客　乗換(駅)　乗組(員)　場合　羽織　履物　葉巻　払込金　払下品　払出金　払戻金　払戻証書　払渡金　払渡郵便局　番組　番付　控室　引当金　引受(時刻)　引受(人)　引換(券)　(代金)引換　引継事業　引継調書　引取経費　引取税　引渡(人)　日付　引込線　瓶詰　歩合　封切館　福引(券)　船積貨物　踏切　振替　振込金　振出(人)　不渡手形　分割払　(鎌倉)彫　堀抜井戸　前受金　前貸金　巻上機　巻紙　巻尺　巻物　待合(室)　見返物資　見込額　見込数量　見込納付　水張検査　水引　見積(書)　見取図　見習工　未払勘定　未払年金　見舞品　名義書換　申込(書)　申立人　持込禁止　元売業者　物置　物語　物干場　(備前)焼　役割　屋敷　雇入契約　雇止手当　夕立　譲受人　湯沸器　呼出符号　読替規定　陸揚地　陸揚量　両替　割合　割当額　割高　割引　割増金　割戻金　割安

(注)「(支出)済(額)」、「(欠席)届」などのように掲げたものは、(　)の中を他の漢字で置き換えた場合にも、「送り仮名の付け方」の本文の通則7を適用する。

(三)　付表の語

「送り仮名の付け方」の本文の付表の語(1のなお書きを除く。)の送り仮名の付け方による。

第五　公文の形式(第五条関係)

一　縦書き及び横書きの区分

(一)　不定形文以外の公文

公文規程の別記一から別記十までに定めるところに従い、縦書き又は横書きとする。

(二)　不定形文

原則として横書きとする。

二　公文規程で定められた形式により難い公文

公文規程で定められた形式によらなくてもよい公文は、次のようなものとする。

(一)　通知文、指令文、証明文等で、その形式が法令等により定められているもの

(二)　法定受託事務の執行に関する公文等で、その形式をその事務執行に関する法令等で定められた他の公文の形式に準ずることが事務執行の円滑化に資するもの

三　公文規程で定められた形式以外の形式を定める場合及び公文規程に形式の定めのない公文について新たに形式を定める場合の手続

その公文に係る事務執行を主管する課の課長が総務課長と協議して定める。

四　教示文及び事務担当者氏名の表記位置

(一)　行政不服審査法(平成二十六年法律第六十八号)第八十二条第一項並びに行政事件訴訟法(昭和三十七年法律第百三十九号)第四十六条第一項及び第二項の規定により当該処分の相手方に対して行う教示の文は、主たる公文の末尾に主たる公文から少し離して、行政不服審査法及び行政事件訴訟法の規定に基づく教示の文の標準を定める規則(平成十七年港区規則第十一号)別記に定める文に準じて書く。ただし、教示すべき事項を記載した書面を別に交付する場合は、この限りでない。

(二)　公文書に事務担当者の氏名等を記載する場合は、主たる公文の末尾に主たる公文から少し離して右側に書く。

なお、(一)の記載がある場合は、(一)により記載した文の次に記載するものとする。

五　配字位置等

(一)　一般原則

ア　文の最初の行及び新たに起した行の初めの一字分は空白とする。ただし、表彰文及び証明文の一部(卒業証書等)については、空白としない。

イ　句読点を用いない文については、句読点を使うべき箇所を一字分空白とする。

ウ　文の項目を細別する記号の次には、読点又はピリオツドを打たず、一字分を空白とする。

エ　「なお」「おつて」「また」等を使つて完結した前の文に対する独立した形の補足説明等をする文を続けるときは行を変える。

オ　「ただし」「この」「その」等を使つて文を続けるときは、行を変えず、前の文に続ける。

(二)　その他

公文規程の別記で、特に配字位置について指定のないものについては、公文書作成に用いる用紙の大きさ及び字の大きさとの均衡を考慮して、出来上がつた公文書の体裁がよくなるよう適当な位置に収める。

(注)句点については、一字分のスペースを配するのが原則であるが、完結する文の書終字が行の最後の位置を占めるときの句点は、次の行の最初の位置に配することをせず、当該完結する文の最終字に係る行の末尾に配するようにする。読点の配置についても、句点の場合に準ずる。

(例)

第六　公文規程施行に伴う経過措置

(一)　用語関係

既存の条例、規則、訓令等その存在の永続性があるものを改正する場合、新しい方式に従つた結果、改正されない部分に用いられている用語と改正された部分に用いられているこれと同一の内容を表す用語とが書き表し方において異なることとなつても差し支えない。(例えば、ある規則において同一の処分を表す「取消」の用語が二箇所に用いられている場合にその一方の「取消」を含む部分を改正するときは、必ずこれを「取消し」としなければならないが、他方の「取消」はそのままにしておいて差し支えない。)

なお、一部改正に当たり、上述のような書き表し方の差が生ずることを避ける特別の必要がある場合には、新しい方式により統一するものとする。

(二)　形式関係

形式についても(一)に準じて扱うこと。

第七　その他

昭和四十九年一月一日以後、公文書は、公文規程及びこの施行細目に定めるところにより作成されることとなる。したがつて、次に掲げる公文書の作成に関する通達の定めとこの施行細目の定めとが異なるときは、この施行細目の定めるところによる。

(注)この施行細目には、次に掲げる文書の作成に関する通達の定めのうち現時点においてもそれによることが適当なものは全て含まれている。したがつて公文書作成については、公文規程のほか、この施行細目によることをもつて足りる。

一　文書の左横書き実施要領(昭和三十五年十一月二十七日港総発第二百五十七号)