個人情報保護制度

制度の目的

個人情報保護制度は、「港区個人情報保護条例」及び「港区個人番号の利用並びに特定個人情報の保護及び提供に関する条例」に基づき、個人情報の適正な取扱いについて必要な事項を定めて実施することにより、個人情報を保護し、基本的人権の擁護と信頼される区政の実現を図ることを目的としています。

制度の対象者

区の実施機関に自己に関する個人情報が保有されている人。

区が保有する個人情報の開示等を求める場合は、自己情報開示等制度があります。

個人情報保護制度の実施機関は以下の4機関です

区長
教育委員会
選挙管理委員会
監査委員

個人情報と特定個人情報

個人情報とは、個人に関する情報（事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く）で、特定の個人を識別することができる文書、図画、写真、フイルム、電磁的記録等に記録されるものをいいます。

特定個人情報とは、個人番号（マイナンバー）をその内容に含む個人情報をいいます。

マイナンバーについては、社会保障に関する事務、税に関する事務、災害対策に関する事務のうち、法律と条例に規定されている事務においてのみ利用が認められています。

港区は特定個人情報に関し、利用範囲の制限など、個人情報よりも厳格な管理運用を行っています。

個人情報の収集と登録制度

必要最小限の収集

区が個人情報を収集するときは、業務の目的を明確にし、法令等に基づく届出、申告等必要最小限の範囲で、適法かつ公正に収集します。

個人番号の収集は原則として禁止されています。

法律で定められた事務で、あらかじめ本人に通知した利用目的の範囲内でのみ収集が認められています。

直接収集の原則

個人情報を収集するときは、本人から直接収集することが原則です。

要注意情報の収集禁止原則

思想・信条・宗教・人種・犯罪や社会的差別の原因となる事項に関する個人情報は要注意情報のため、原則として収集できません。

業務の登録

区が個人情報を取り扱う業務を開始しようとするときは、業務の名称及び目的、記録する個人情報の項目等を個人情報取扱業務登録簿に登録します。

個人情報の利用

目的外利用と外部提供

区が収集した個人情報は、業務の目的のために利用することが原則です。ただし、本人の同意がある場合や法令等に定めがある場合など、登録した目的以外の業務に利用することがあります。また、区が保有している個人情報を例外的に国、他の地方自治体など外部機関に提供することがあります。

特定個人情報は、本人の同意があったとしても「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（番号法）」によって目的外利用が禁止されています。また、特定個人情報の提供については番号法第19条に該当する場合のみ認められています。

外部委託

個人情報を取り扱う業務を区が外部に委託しようとするとき又は、区の指定管理者に公の施設の管理を行わせようとするときは、あらかじめ委託又は管理の内容や条件について港区個人情報保護運営審議会の意見を聴き、委託契約または協定において個人情報の保護に必要な措置（秘密保持の義務、第三者への情報提供禁止等具体的に明記）を講じ、安全管理が図られるよう適切な監督を行います。

個人情報を取り扱う業務を請け負う受注者及び指定管理者は、受託業務等の範囲を超えて個人情報を加工、再生等をしてはならないほか、受託業務等に関して知り得た個人情報をみだりに他人に知らせたり、不当な目的に使用したりしてはならないとしています。