この改正は、近年の社会経済情勢の変化や、今後の行政課題に適切に対応するため、従来の事案専決規程(昭和51年1月20日訓令甲第19号。以下「旧規程」という。)に定められていた事案の項目、区分及び表現方法などを抜本的に見直し、より一層、効率的で責任ある区政運営を行うことを目的としています。

本規程の運用に当たっては、改正の趣旨を十分理解の上、所属職員に周知するとともに下記事項に配慮し、適切に事務を執行するよう取扱い願います。

この旨命によって通達します。

なお、昭和51年12月1日付け「事案専決規程等の整備について(依命通達)」は、廃止します。

記

第1　改正の概要

1　下位職層への権限委譲を前提とした見直しにより、意思決定手続きの迅速化、簡素化を図りました。したがって、区長決裁及び副区長専決の事項は、区政の基本方針や計画等に関する意思決定に、より一層純化されるよう見直しました。また、基本方針等に基づく事務事業の執行に当たっては、各部門が柔軟かつ効率的な組織運営を行えるよう配慮しました。

2　支出負担行為を伴う意思決定事案は、おおむね支出科目ごとに区分するとともに、金額を引上げました。その他の事案は、なるべく具体的に表現し、上位者への不要な回議をなくすよう努めました。

3　旧規程別表1(共通事案)及び別表2(個別事案)により区分していた事案を、簡素化と分かりやすさの視点から一つに集約し、個別事案については、専管する課名等を括弧書きで表示しました。

4　個別事案に規定していた契約の締結に関する事案を削除し、契約事務規則に規定しました。これについては、後述の第9―2「契約と支出負担行為について」を参照してください。

第2　目的(第1条)

事案専決規程は、「別に定めのあるものを除くほか、区長の権限に属する事務執行の内部的責任の範囲を明らかにする」ことを目的としています。

このため、文書、予算、会計及び物品管理事務など、他の規則等に各職位の者が行うと規定されている事案については、原則として別表から除外してあります。

第3　用語の定義(第2条)

「部長」は、港区総合支所及び部の設置等に関する条例に定める部の長のほか、防災危機管理室長、担当部長、福祉事務所長、保健所長及び会計管理者をいいます。

「課長」は、港区組織規則に定める課及び室(防災危機管理室を除く。)の長のほか、担当課長、清掃事務所長、子ども家庭支援センター所長、総合支所の各課長、福祉事務所の各課及び子ども家庭支援センターの長、保健所の各課長並びに会計室長をいいます。

「総合支所長」は、港区総合支所及び部の設置等に関する条例に定める総合支所の長をいいます。

「副総合支所長」は、港区総合支所処務規程に定める副総合支所長をいいます。

旧規程に含まれていなかった福祉事務所及び保健所については、法令及び規則により委任された事務との区別を明確にするため、区長の権限に属する事務に関する補助執行機関として、事案専決規程に明示するとともに、各処務規程を整備しました。

同様に、総合支所についても、全て事案専決規程に含めることとし、処務規程上の表現を削除しました。

第4　事案の決裁又は専決の原則(第3条)

1　区が執行する事務事業に係る事案の決裁又は専決は、当該事案の重大性に応じて、区長又は副区長、部長、総合支所長、副総合支所長若しくは課長が行うものとしました。この場合の基本的配分基準は、おおむね次のとおりです。

(1)　区長決裁事案

ア　区政全般的事案

イ　区政運営の基本的な方針及び計画の策定・変更に関する事案

ウ　区長自ら判断を必要とする事案

エ　区長決裁でなければ重大な支障を生じる事案

(2)　副区長専決事案

ア　確定した方針に基づく総括的事案

イ　複数の部門にまたがり、調整を必要とする事案

(3)　部長専決事案

ア　事務事業の執行方針に関する事案(総合支所内の事務事業に関することを除く。)

イ　事務事業の執行に関する重要な事案(総合支所内の事務事業に関することを除く。)

ウ　複数の課にまたがり、調整を必要とする事案(総合支所内の事務事業に関することを除く。)

(4)　総合支所長専決事案

ア　総合支所の運営の基本的な方針及び計画の策定・変更に関する事案

イ　総合支所内の事務事業の執行に関する重要な事案

(5)　副総合支所長専決事案

ア　総合支所の確定した方針に基づく総括的事項及び執行方針に関する事案

イ　総合支所内の事務事業で、複数の課にまたがり、調整を必要とする事案

(6)　課長専決事案

ア　事務事業の具体的実施に関する事案

イ　事務事業の執行に関する定例的又は軽易な事案

2　副区長は、区長を補佐し、区長と一体となって意思決定に関わるとの視点から、原則として、部又は総合支所で完結しない事案は区長決裁として位置づけました。ただし、内部管理的な事案や、部長専決及び総合支所長専決事案を超える総括的な事案は、副区長専決としました。

第5　決裁又は専決対象事案(第4条)

決裁又は専決の原則(第3条)に従い、区長、副区長、部長、総合支所長、副総合支所長及び課長の権限区分を別表のとおり規定しました。

なお、別表に規定されていない事案については、規定されている事案を参考の上、基本的配分基準に従い、専決区分を定めるものとします。

第6　専決事案の制限(第5条)

専決権者が当該事案の専決に当たり、第5条第1号及び第2号に掲げる理由により、自己の負い得る責任の範囲を超えると認めるときは、直近の上司の専決を求めなければならないことは、従前のとおりです。この場合、起案文書に理由を明記するものとします。

第7　事案の代決(第6条～第8条)

第4条に定める決裁又は専決権者が不在で、急を要する場合は、その者に代わって臨時に事案を専決できることは、従前のとおりです。この措置により、事案を代決した場合は、その事案に係る起案文書等により本来の決裁又は専決権者の閲覧を受ける必要があります。

なお、代決する者も不在の場合は、事案の専決はできないことは、従前のとおりです。

第8　別表

文書及び財務会計諸規則等で、各職位の者が規定されているものは、原則として、別表から除外してあります。

新たに規定したもの及び注意すべき事案の運用解釈については、次のとおりです。

1　区政の基本的事項に関すること。(件名一)

(1)　③行政改革に関すること。

事務改善を含む行政改革への取組を掲げました。方針の策定や組織の変更については区長決裁とし、行政考査及び全体の事務改善は副区長専決としました。

なお、部内、総合支所内又は課内における事務事業の執行方法の改善は、それぞれ部長、総合支所長又は課長の専決としました。

(2)　④予算に関すること。

ア　予算流用(繰戻しを含む。)に関することを、金額の多寡に応じて、それぞれ副区長、部長、総合支所長及び課長の専決としました。

イ　予備費充用に関することを、金額の多寡に応じて、それぞれ副区長、企画経営部長及び財政課長の専決としました。

2　行政委員会及び付属機関に関すること。(件名三)

付属機関の構成員の任免及び報酬額の決定と、付属機関への諮問内容に関することを部長又は総合支所長の専決としました。

3　法規等に関すること。(件名四)

(1)　①条例、規則、訓令、要綱及び要領の制定改廃に関すること。

ア　条例、規則及び訓令の制定、改正及び廃止を区長決裁とし、その依頼を部長又は総合支所長の専決としました。

イ　要綱の制定、改正及び廃止については、制定、廃止及び区民の権利義務に関わること等重要な改正を区長決裁に、その他の軽易な改正を部長又は総合支所長の専決としました。

ウ　要領の制定、改正及び廃止については、制定、廃止及び重要な改正を部長又は総合支所長の専決に、その他の軽易な改正を課長専決としました。

エ　事案区分の設定又は改廃に関することは、企画課専管事項としました。

4　会議の開催に関すること。(件名五)

会議は、事務事業の実施や、その他の調整及び決定を行う場であり、開催については、部長、副総合支所長及び課長の専決としました。特に、職員により行われる定例的な会議などは全て課長専決とし、迅速な事務処理を目指すこととしました。

区長又は副区長が出席する会議であっても、事前に日程等を調整の上、部長、副総合支所長又は課長が専決するものとします。

付議案件については、その重要度に応じて、各職位の者が決裁又は専決する事案であり、会議の開催の決定は、付議案件の決定とは異なることに注意してください。

5　表彰及び感謝状等に関すること。(件名七)

港区表彰規則及びその他に定めるものを除き、区が行う表彰等における被表彰者(感謝状受贈者を含む。以下同じ。)の決定を部長又は総合支所長の専決としました。また、国、東京都及びその他の団体等が行う表彰等における被表彰者の推薦についても、部長又は総合支所長の専決としました。

6　個人情報の保護及び情報の公開に関すること。(件名八)

旧規程において、個人情報の保護に関する事務を細かく規定していたものを、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づく事務処理として、課長専決としました。また、情報公開についても同様としました。

ただし、情報公開請求を取り扱う区の窓口は総務課であり、請求があったときは、総務課が、情報を保有している課に照会・協議した上で、開示等を決定します。したがって、各課が請求に基づき、直接開示等をするものではないことに注意してください。

7　職員の人事、服務及び給与に関すること。(件名九)

(1)　①職員の任免、分限、懲戒及び表彰に関すること。

非常勤職員(主として事務の補助、軽作業等に従事する会計年度任用職員を除く。)の任免及び報酬額の決定を部長又は総合支所長の専決とし、主として事務の補助、軽作業等に従事する会計年度任用職員の任命に関することを課長専決としました。

ただし、任免の具体的な手続その他については、人事課の調整のもとに行うことになります。

(2)　②職員の服務、研修及び出張に関すること。

区長及び副区長の出張に関することを区長決裁として明示しました。

服務、研修及び出張に関する命令及び承認については、全て直近上位の職にある者の専決としました。非常勤職員については、一般職員に準じて、課長専決としました。

なお、ここでいう服務の主なものは、次のとおりです。

ア　部長級職員

職務に専念する義務の免除、給与減額免除、欠勤、休暇

イ　課長級職員

職務に専念する義務の免除、給与減額免除、欠勤、休暇、休日・週休日の勤務及びその振替

ウ　一般職員

職務に専念する義務の免除、給与減額免除、欠勤、休暇、超過勤務、休日・週休日の勤務及びその振替

8　支出負担行為を伴う事務事業の実施に関すること。(件名十)

訓令としての性格上、事務執行上の分かりやすさの視点から、予算上の支出科目による区分を基本として、その事案別に金額を基準とした専決区分としました。

なお、複数の科目(旅費を除く。)による事案の場合は、各区分上、最上位の職にある者が一括して専決することとします。

(1)　①報酬及び共済費の支出負担行為を伴う事案は、全て課長専決としました。ただし、報酬額の決定にかかる事案については、別の項(件名三)の定めによります。

(2)　③旅費の支出負担行為を伴う事案は、旅行命令の際に意思決定が行われるものであることから、旅行命令区分によることとしました。

(3)　④交際費の支出負担行為を伴う事案は、部長専決としました。

(4)　⑤需用費(印刷にかかるものを除く。)、役務費、使用料、賃借料、原材料費及び備品購入費

ア　物件等の買入れ、借入れ、修繕、通信及び運搬等の表現を改めました。

イ　金額は、1件価格をいいます。「1件」とは、「1契約」又は「債主」を単位とし、「1件の範囲」は、買入れ等の目的を妨げない程度における単位をいいます。

ウ　従前のとおり、事務用品及び書籍等の購入に限っては、起案文書によらず直接各課契約締結(伺)に専決権者の決裁を受けることによって、購入の意思決定があったものとすることができます。

エ　電気、ガス、水道の供給契約や損害賠償保険契約のように法令、約款により当事者が具体的内容を協定することなく、当然に成立する契約(付合契約)は、従前のとおり課長専決です。また、郵便切手、郵便はがき及び収入印紙等の購入のように、契約に当たり単価が決定しており、金額の交渉の余地のないものは、これに準ずるものとします。

(5)　起工、請負により行う工事、製造(印刷を含む。)等の表現を改め、⑥需用費(印刷に係るものに限る。)、委託料及び工事請負費として表現しました。

(6)　⑦負担金、補助金、交付金、寄付金及び扶助費については、金額等により区分しました。交付決定時はこの区分により、確定時は課長専決によることとします。

また、法令等により義務付けられた負担金、交付金及び扶助費に限り、全て課長専決としました。

法令等とは、法律、政令及び省令並びに地方公共団体の条例及び規則をいい、要綱についても、これに準ずるものとします。

ただし、交付等の意思決定の根拠となる条例、規則及び要綱等の制定については、別の項(件名四)の定めによります。

(7)　⑧貸付金については、部長及び課長の専決としました。

ただし、貸付の意思決定の根拠となる条例、規則及び要綱等の制定については、別の項(件名四)の定めによります。

(8)　⑫積立金及び繰出金については、金額により区分したほか、基金利子の積立金は、全て課長専決としました。

(9)　⑬公課費、雑部金及び歳入還付に関することは、全て課長専決としました。

9　協定、覚書等に関すること。(件名十の二)

企業等と締結する協定、覚書等(書面の名称にかかわらず区と相手方との間で法的拘束力を生じさせる書面をいう。以下同じ。)については、基本的配分基準を踏まえ、専決区分を定めました。

ただし、支出負担行為を伴う協定、覚書等については、8の項(件名十)の定めによります。

(1)　包括連携協定等、複数の部門に跨る区政全般に関する協定、覚書等の締結は、区長決裁としました。

(2)　各部門における重要な事務事業に関する協定、覚書等の締結は、部長専決又は総合支所長専決としました。

(3)　各部門における期間更新等の軽易な事務事業に関する協定、覚書等の締結は、課長専決又は副総合支所長専決としました。

10　財産等に関すること。(件名十一)

(1)　財産の取得及び処分に関すること。

財産(「公有財産、物品、債権、基金」をいう。以下同じ。)の取得については、区長決裁としました。

財産の処分については、物件(財産のうち、「不動産及び物品」をいう。以下同じ。)以外の財産及び予定価格200万円以上の物件の売払い及び貸付けに関する事案を区長決裁に、200万円未満の物件の売払い及び貸付けに関する事案を部長又は総合支所長の専決としました。

なお、港区議会の議決に付すべき契約及び財産の取得又は処分に関する条例で定める基準に該当する場合は、議会の議決事項(地方自治法第96条第1項第8号)となること及び実際の売払い等の契約事務は、契約担当者(契約事務規則により委任を受けた者。以下同じ。)が行うことに注意してください。

(2)　私債権の管理に関すること。

私債権(港区債権管理条例第2条第2号に規定する区の私債権をいう。以下同じ。)の放棄は、区長決裁としました。

私債権の強制執行等(訴訟等を除く。)、履行期限の繰上げ、債権の申出等、履行延期の特約又は免除に関することは、部長又は総合支所長の専決としました。

私債権の督促に関することは、課長専決としました。

なお、地方自治法第96条第1項第10号の規定により、法律若しくは政令又は条例に特別の定めがある場合を除くほか、権利の放棄は議会の議決事項に当たります。港区債権管理条例第13条の規定に基づく私債権の放棄は、「条例に特別の定めがある場合」に該当するものです。

11　収入及び会計等に関すること。(件名十二)

(1)　①国庫支出金及び都支出金の受入れに関すること。

交付の申請、請求及び報告は部長又は総合支所長の専決としました。

(2)　②寄付受領に関すること。

負担付寄付(議決案件)を除く寄付受領については、金額(物品等によるものは見積額)に応じて、副区長、部長、総合支所長及び課長専決としました。なお、公有財産の寄付については、港区公有財産管理規則の定めるところによります。

(3)　③会計に関すること。

支出負担行為等が行われた後の支出の決定については、全て課長専決としました。また、歳入調定その他の会計事務に関することは、従前のとおり課長専決としました。

12　許可、認可及び承認等に関すること。(件名十五)

(1)　①許可、認可及び承認等の行政処分に関すること。

ア　名義使用の承認に関することは部長又は副総合支所長の専決としました。

イ　従前のとおり、施設(公用財産及び公共用財産に属するもので付帯設備を含む。)の使用許可については、長期(おおむね1年間程度)を部長又は総合支所長の専決に、短期(時間又は1日単位)を課長専決としました。

また、使用料の減免の承認についても、規則等において基準及び対象が明確になっているものは、使用許可専決権者が専決できるものとします。

・長期間使用の例…庁舎内の食堂、厚生会施設等

・短期間使用の例…区民ホール、集会室、講習室等

なお、公有財産管理運用委員会に付議すべき行政財産の使用許可については、公有財産管理規則の定めるところによります。

第9　支出負担行為について

1　支出負担行為(地方自治法第232条の3)は、予算に基づいてなされる支出の原因となる契約その他の行為であり、事務事業執行上その予算執行の第一段階として発生するもので、支出の決定及びそれに基づく支出命令を発する前提となる行為です。

事務事業の意思決定と支出負担行為の意思決定は、概念としては別の異なるものですが、事務事業の意思決定の際、同時に支出負担行為を行うものとし、別表に定める区分に従い、区長、副区長、部長、総合支所長、副総合支所長及び課長が行うこととなります。

支出負担行為に係る事案については、事務事業の意思決定手続きに着目し、支出科目(事業の内容)及び金額(事業の規模)に応じて専決権者を定めることにより、支出負担行為を行う内部的権限と責任の範囲を明らかにしたものです。

なお、支出負担行為手続規程の一部が改正(第3条第2項を削除)され、区長又は副区長が支出負担行為者となる場合に必要とされていた会計管理者への事前協議は、不要となりました。

2　契約と支出負担行為について

(1)　契約事務規則の改正により、「契約の締結に関すること」が、委任事務として規定されたことから、項目を削除しました。

契約を伴う事案にあっては、原則として「契約を締結するときが、支出負担行為として整理するとき」であることから、契約は、それ自体が支出負担行為であり、契約担当者がその権限の範囲内で行うものとなります。

別表に定める専決区分上の金額の範囲は、契約担当者に対し契約締結請求又は物品購買請求を行う前提となる意思決定の範囲を示すものであり、契約締結権限の範囲とは異なることに注意してください。

(2)　契約を伴わない事案にあっては、大部分が「支出又は交付決定のときが支出負担行為として整理するとき」であることから、別表に定めるところにより区の債務を調査確定し、支出の意思決定をする専決権者が支出負担行為をも補助執行することとなります。

◇事案専決規程と契約事務規則の関係(支出負担行為関係)

第10　行政委員会等に対する区長の権限に属する事務の補助執行について

今回の事案専決規程の改正に伴い、行政委員会等において補助執行していた区長の権限に属する事務についても改正しました。

従来、補助執行していなかった教育長に対し、意思決定責任の明確化、行政効率の向上、自己完結機能の強化を図る視点から、区長部局の副区長と同等の区分により、補助執行させることとしました。

また、事務の効率的処理の視点から、区長部局の部長及び課長の権限との均衡を考慮し、次のとおり補助執行させることとし、それぞれ行政委員会等と協議した上で通知しました。

1　教育委員会事務局

(1)　教育長に補助執行させる事案

副区長専決に相当する事案

(2)　各部長に補助執行させる事案

部長専決に相当する事案

(3)　教育長室長及び各課長に補助執行させる事案

課長専決に相当する事案

2　選挙管理委員会事務局

(1)　事務局長に補助執行させる事案

部長専決に相当する事案

(2)　次長に補助執行させる事案

課長専決に相当する事案

3　監査事務局

(1)　事務局長に補助執行させる事案

部長専決に相当する事案

(2)　次長に補助執行させる事案

課長専決に相当する事案

4　区議会事務局

(1)　事務局長に補助執行させる事案

部長専決に相当する事案

(2)　次長に補助執行させる事案

課長専決に相当する事案

施行期日　平成18年4月1日

施行期日　平成19年4月1日

施行期日　平成20年4月1日

施行期日　平成20年7月16日

施行期日　平成22年4月1日

施行期日　平成23年4月1日

施行期日　平成25年4月1日

施行期日　平成27年4月1日

施行期日　平成28年4月1日

施行期日　平成30年4月1日

施行期日　令和2年4月1日

施行期日　令和5年4月1日