休日保育利用申込書類の紛失について

区立保育園において、休日保育利用申込書類（1名分）を紛失しました。紛失した書類には、保護者の氏名、勤務先、児童名及び在籍保育園等が記載されていました。

区は再発防止に向け、個人情報の取扱いについて厳正を期すことを徹底し、区民の皆様の信頼回復に努めてまいります。

経緯等

区では、保護者が就労等の理由で休日にお子さんをご家庭で保育できない場合に、在籍する園とは別の園でお子様をお預かりする休日保育を実施しています。

休日保育利用にあたっては、保護者から、在籍する園に休日保育利用申込書類（以下、「書類」といいます。）を提出してもらい、その園から利用予定の園に、文書交換便で書類を送付し、手続きしています。

令和4年12月19日（月曜）、保護者から書類の提出を受けた園は、文書交換便で該当の園へ書類を送付し、その記録も残しました。

令和4年12月28日（水曜）、送付先の園から芝浦港南地区総合支所管理課に、利用予定の保護者の書類が送付元の園から届いていない旨の問い合わせがあり、書類一式が文書交換便で送付される途中に紛失したことが判明しました。

不明となっている書類一式について、芝浦港南地区総合支所事務室内及び双方の保育園を捜索しましたが、発見できませんでした。

区は、令和5年1月10日（火曜）に、当該保護者に事故の経緯を説明し、お詫びしました。

原因

書類を送付する際、個人情報を含む重要書類であるにもかかわらず、通常の交換便封筒と同様のものを使用していました。

また、送付元の園から送付先の園に対し、文書交換便で書類を送付した旨を事前に連絡しておらず、書類が確実に送付されているかを確認する体制が不十分でした。

今後の対応

区は、今後このような誤りを起こさないために、書類の受領時や記録をとる際は、複数人での確認を徹底します。また、書類を送付する際は、重要書類であることが分かるように専用の交換袋を使用し、送付先の園に事前に連絡するという運用に改め、書類の紛失防止を徹底します。